Politique de confidentialité
Version 2026-10-21
1. Qui est responsable ?
Advoca est exploité par [BEDRIJFSNAAM], numéro d'entreprise [ONDERNEMINGSNUMMER], Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgique. Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits, écrivez à info@advoca.be. Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données ; l'adresse ci-dessus est le point de contact central pour la protection des données.
2. Deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant
Advoca intervient à deux titres :
- Responsable du traitement pour les données des visiteurs du site et des titulaires de compte et utilisateurs des cabinets qui utilisent Advoca (nom, adresse e-mail, identifiant, données du cabinet, données de facturation, journaux d'utilisation et de sécurité). La présente politique décrit ces traitements.
- Sous-traitant pour toutes les données qu'un cabinet introduit dans l'application (dossiers, clients, parties, documents, prestations, factures). Le cabinet en est le responsable du traitement ; nous ne traitons ces données que pour son compte, en vertu de l'accord de sous-traitance annexé à nos conditions générales. Si vous êtes client ou partie dans un dossier d'un cabinet utilisant Advoca, adressez-vous à ce cabinet pour exercer vos droits.
3. Quelles données nous traitons et pourquoi
| Qui | Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|---|
| Visiteurs du site | Adresse IP (abrégée dans les journaux), navigateur et heure de la visite | Sécurité, débogage, prévention des abus | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Visiteurs du site | Première source de provenance de la visite (cookie lcm_attrib) | Savoir par quel canal un cabinet nous a trouvés | Intérêt légitime |
| Visiteurs du site (avec consentement) | Statistiques d'utilisation via Google Analytics 4 | Mesurer et améliorer le site | Consentement (art. 6.1.a RGPD), via la bannière de cookies |
| Titulaires de compte et utilisateurs | Nom, adresse e-mail, mot de passe (haché), rôle, cabinet | Créer le compte, se connecter, gérer les accès | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Titulaires de compte | Nom du cabinet, adresse, numéro d'entreprise et de TVA, données de facturation et de paiement | Facturation de l'abonnement, comptabilité | Contrat et obligation légale (art. 6.1.c) |
| Utilisateurs | Connexions, adresse IP, horodatage, actions effectuées (piste d'audit) | Sécurité, traçabilité, support | Intérêt légitime et contrat |
| Contacts | E-mails et messages que vous nous envoyez | Répondre à votre demande | Intérêt légitime / mesures précontractuelles |
Nous n'utilisons pas vos données à des fins de décision automatisée ou de profilage et ne les vendons jamais.
Synchronisation d'agenda (Google Agenda et Microsoft Outlook)
Un utilisateur peut connecter lui-même un agenda Google ou un agenda Microsoft Outlook. Advoca demande uniquement l'accès aux événements de l'agenda (Google : calendar.events ; Microsoft : Calendars.ReadWrite) et à l'adresse e-mail de ce compte. Advoca utilise cet accès exclusivement pour placer, mettre à jour et supprimer dans l'agenda choisi les audiences, délais et tâches de cet utilisateur, et pour reprendre dans Advoca une date ou une heure que l'utilisateur déplace dans cet agenda pour ces événements. Advoca ne lit ni ne conserve les autres événements de l'agenda. Le jeton d'accès est conservé chiffré. Déconnecter dans Advoca ou révoquer l'accès chez Google ou Microsoft met fin à l'accès immédiatement ; lors de la déconnexion, Advoca retire de l'agenda les événements qu'il a lui-même créés. Base juridique : exécution du contrat, à la demande de l'utilisateur. L'utilisation et le transfert par Advoca des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Nous n'utilisons pas ces données à des fins publicitaires, ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA.
4. Cookies
Advoca utilise un minimum de cookies :
lcm_session— fonctionnel ; cookie de session signé qui vous maintient connecté à l'application. Expire à la déconnexion ou à la fin de la session. Aucun consentement requis.lcm_attrib— conserve pendant 7 jours la première source de provenance de votre visite (par ex. moteur de recherche ou campagne), afin de savoir par quel canal un nouveau cabinet nous a trouvés. Ne contient aucune donnée identifiante.- Cookie de consentement et Google Analytics 4 — uniquement après votre accord dans la bannière de cookies. Sans consentement, aucun cookie analytique n'est déposé et votre adresse IP n'est pas utilisée à des fins d'analyse.
Plus de détails, et la manière de modifier votre choix, dans notre politique de cookies.
5. Avec qui nous partageons les données
Nous ne partageons les données qu'avec des prestataires travaillant pour nous, sous accord de sous-traitance :
- netcup GmbH (Allemagne) — hébergement des serveurs et bases de données.
- Amazon Web Services EMEA SARL, région de Francfort — envoi d'e-mails, gestion des secrets et sauvegardes chiffrées.
- Autumn / Stripe — facturation et paiement de l'abonnement du cabinet.
- Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4, uniquement avec votre consentement.
L'hébergement et le stockage ont lieu intégralement au sein de l'Union européenne. Dans la mesure où un prestataire (comme Google ou Stripe) peut traiter des données hors EEE, cela se fait sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous pouvons en outre communiquer des données lorsque la loi ou une décision judiciaire l'impose.
6. Durée de conservation
- Journaux serveur et de sécurité : 90 jours au maximum.
- Cookie
lcm_attrib: 7 jours ; données Google Analytics : 14 mois. - Comptes dont l'inscription n'a jamais été finalisée : supprimés automatiquement 30 jours après leur création.
- Données de compte : tant que le cabinet est client, puis 30 jours pour l'exportation, après quoi elles sont supprimées.
- Factures et pièces comptables : 7 ans (obligation légale).
- Enregistrement de l'acceptation de nos conditions (version, langue, empreinte, horodatage) : jusqu'à 10 ans après la fin du contrat (preuve).
- Données de dossiers des cabinets : selon l'accord de sous-traitance — exportation pendant 30 jours après la fin du contrat, puis suppression ; les sauvegardes expirent dans les 90 jours.
7. Sécurité
Toutes les connexions sont chiffrées (TLS). Les mots de passe ne sont stockés que sous forme hachée. Chaque cabinet travaille dans un environnement propre, cloisonné au niveau de la base de données (row-level security). Les sauvegardes sont chiffrées et conservées de manière immuable (« object lock »). L'accès aux systèmes de production est limité au strict nécessaire et journalisé. En cas de violation de données à caractère personnel, nous la notifions, lorsque c'est requis, dans les 72 heures à l'Autorité de protection des données et dans les 48 heures aux cabinets concernés.
8. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès (art. 15 RGPD), de rectification (art. 16), d'effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18), de portabilité (art. 20) et d'opposition (art. 21), ainsi que du droit de retirer à tout moment un consentement donné, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur. Adressez votre demande à info@advoca.be ; nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.
9. Modifications
Nous pouvons adapter cette politique. La date figurant en haut indique la version en vigueur ; en cas de modification substantielle, nous en informons les titulaires de compte par e-mail.
10. Contact
[BEDRIJFSNAAM] — Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgique — numéro d'entreprise [ONDERNEMINGSNUMMER] — info@advoca.be.