Privacybeleid
Versie 2026-10-21
1. Wie is verantwoordelijk?
Advoca wordt uitgebaat door [BEDRIJFSNAAM], ondernemingsnummer [ONDERNEMINGSNUMMER], Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, België. Voor vragen over dit beleid of om uw rechten uit te oefenen, mailt u naar info@advoca.be. Wij hebben geen verplichting om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; het adres hierboven is het centrale contactpunt voor gegevensbescherming.
2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Advoca treedt in twee hoedanigheden op:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van websitebezoekers en van accounthouders en gebruikers van de kantoren die Advoca gebruiken (naam, e-mailadres, login, kantoorgegevens, facturatiegegevens, gebruiks- en beveiligingslogs). Dit beleid beschrijft die verwerkingen.
- Verwerker voor alle gegevens die een kantoor in de toepassing invoert (dossiers, cliënten, partijen, documenten, prestaties, facturen). Het kantoor is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens enkel in opdracht van het kantoor, onder de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij onze algemene voorwaarden is gevoegd. Bent u cliënt of partij in een dossier van een kantoor dat Advoca gebruikt, richt u dan tot dat kantoor om uw rechten uit te oefenen.
3. Welke gegevens wij verwerken en waarom
| Wie | Gegevens | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Websitebezoekers | IP-adres (verkort in serverlogs), browser en tijdstip van het bezoek | Beveiliging, foutopsporing, misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Websitebezoekers | Eerste herkomstbron van het bezoek (cookie lcm_attrib) | Weten via welk kanaal een kantoor ons heeft gevonden | Gerechtvaardigd belang |
| Websitebezoekers (met toestemming) | Gebruiksstatistieken via Google Analytics 4 | Meten en verbeteren van de website | Toestemming (art. 6.1.a AVG), via de cookiebanner |
| Accounthouders en gebruikers | Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), rol, kantoor | Account aanmaken, inloggen, toegang beheren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Accounthouders | Kantoornaam, adres, ondernemings- en btw-nummer, factuur- en betalingsgegevens | Facturatie van het abonnement, boekhouding | Overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Gebruikers | Aanmeldingen, IP-adres, tijdstip, uitgevoerde handelingen (audittrail) | Beveiliging, aantoonbaarheid, ondersteuning | Gerechtvaardigd belang en overeenkomst |
| Contacten | E-mails en berichten die u ons stuurt | Uw vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang / precontractuele stappen |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering en verkopen ze nooit.
Agenda-koppeling (Google Agenda en Microsoft Outlook)
Een gebruiker kan zelf een Google Agenda of een Microsoft Outlook-agenda koppelen. Advoca vraagt daarvoor enkel toegang tot de agenda-afspraken (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite) en tot het e-mailadres van dat account. Advoca gebruikt die toegang uitsluitend om de zittingen, termijnen en taken van die gebruiker in de gekozen agenda te zetten, bij te werken en te verwijderen, en om een datum of uur dat de gebruiker in die agenda verschuift, voor die afspraken in Advoca over te nemen. Andere afspraken in de agenda leest of bewaart Advoca niet. Het toegangstoken wordt versleuteld bewaard. Ontkoppelen in Advoca of de toegang intrekken bij Google of Microsoft beëindigt de toegang meteen; bij ontkoppelen haalt Advoca de afspraken die het zelf aanmaakte weer uit de agenda. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, op verzoek van de gebruiker. Het gebruik en de doorgifte door Advoca van informatie die het van Google-API's ontvangt, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
4. Cookies
Advoca gebruikt een minimum aan cookies:
lcm_session— functioneel; ondertekende sessiecookie die u ingelogd houdt in de toepassing. Vervalt bij uitloggen of bij afloop van de sessie. Geen toestemming vereist.lcm_attrib— bewaart 7 dagen de eerste herkomstbron van uw bezoek (bv. zoekmachine of campagne), zodat wij weten via welk kanaal een nieuw kantoor ons vond. Bevat geen identificerende gegevens.- Toestemmingscookie en Google Analytics 4 — alleen nadat u in de cookiebanner akkoord gaat. Zonder toestemming worden geen analytics-cookies geplaatst en wordt uw IP-adres niet voor analyse gebruikt.
Meer details, en hoe u uw keuze aanpast, vindt u in ons cookiebeleid.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens enkel met dienstverleners die voor ons werken, onder een verwerkersovereenkomst:
- netcup GmbH (Duitsland) — hosting van de servers en databanken.
- Amazon Web Services EMEA SARL, regio Frankfurt — verzending van e-mails, beheer van geheimen en versleutelde back-ups.
- Autumn / Stripe — facturatie en betaling van het abonnement van het kantoor.
- Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4, uitsluitend met uw toestemming.
Alle hosting en opslag gebeurt binnen de Europese Unie. Voor zover een dienstverlener (zoals Google of Stripe) gegevens buiten de EER kan verwerken, gebeurt dit op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast kunnen wij gegevens vrijgeven als de wet of een gerechtelijk bevel dit verplicht.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Serverlogs en beveiligingslogs: maximaal 90 dagen.
- Cookie
lcm_attrib: 7 dagen; Google Analytics-gegevens: 14 maanden. - Accounts die de registratie nooit hebben voltooid: automatisch verwijderd 30 dagen na aanmaak.
- Accountgegevens: zolang het kantoor klant is, en daarna 30 dagen voor export, waarna ze worden verwijderd.
- Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
- Registratie van de aanvaarding van onze voorwaarden (versie, taal, controlesom, tijdstip): tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst (bewijs).
- Dossiergegevens van kantoren: volgens de verwerkersovereenkomst — export gedurende 30 dagen na beëindiging, daarna verwijdering; back-ups verlopen binnen 90 dagen.
7. Beveiliging
Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Wachtwoorden worden enkel gehasht opgeslagen. Elk kantoor werkt in een eigen omgeving die op databankniveau is afgeschermd (row-level security). Back-ups zijn versleuteld en worden met "object lock" onveranderbaar bewaard. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot het strikt noodzakelijke en wordt gelogd. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij, waar vereist, binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en binnen 48 uur aan de getroffen kantoren.
8. Uw rechten
U hebt het recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20) en bezwaar (art. 21), en het recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast. Stuur uw verzoek naar info@advoca.be; wij antwoorden binnen één maand. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid aanpassen. De datum bovenaan geeft de geldende versie aan; bij wezenlijke wijzigingen verwittigen wij accounthouders per e-mail.
10. Contact
[BEDRIJFSNAAM] — Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, België — ondernemingsnummer [ONDERNEMINGSNUMMER] — info@advoca.be.