Qu'est-ce qu'Advoca ?
Advoca est un logiciel de gestion de cabinet d'avocats (aussi appelé logiciel pour avocats) destiné aux avocats et aux cabinets d'avocats en Belgique. Vous travaillez dans le navigateur, sans installation, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Chaque cabinet dispose de son propre environnement, strictement cloisonné. L'application est actuellement disponible en néerlandais ; le site web l'est aussi en français.
Advoca propose trois formules par utilisateur et par mois (hors TVA) : Core à 69 €, Advanced à 99 € et Advanced+ à 119 €. Chaque nouveau cabinet peut essayer gratuitement pendant 30 jours, sans carte de paiement. Voir les formules.
Gestion des dossiers avec DossierID et contrôle des conflits d'intérêts
DossierID automatique
Chaque nouveau dossier reçoit un numéro unique selon un schéma fixe, par exemple G2610001 (préfixe, année, mois, numéro d'ordre). Tout le cabinet parle ainsi le même langage.
Parties et rôles
Liez des relations à un dossier en tant que client, partie adverse, conseil de la partie adverse ou autre rôle. Une même relation peut figurer dans plusieurs dossiers.
Contrôle des conflits d'intérêts
Si vous ajoutez une partie qui se trouve de l'autre côté dans un autre dossier, Advoca indique immédiatement quel dossier crée le conflit. Une exception délibérée est consignée dans la piste d'audit.
Délais, audiences et prescriptions
Enregistrez par dossier les délais, les dates d'audience et les dates de prescription. Le rapport Verjaringen (prescriptions) et l'agenda de la semaine montrent ce qui approche.
Conventions d'honoraires par dossier
Taux horaire fixe, pourcentage du dossier, remise, budget avec pourcentage d'alerte ou forfait : la convention est liée au dossier et appliquée lors de la facturation.
Liens web et notes
Conservez les liens utiles (jurisprudence, portails, dossiers partagés) et les moments de contact avec le dossier ou la relation.
En savoir plus sur la gestion des dossiers et le contrôle des conflits
Encodage du temps : prestations, minuteries et vue journalière
Prestations par dossier
Encodez les minutes travaillées et facturables avec une description et un code de tâche. Le travail non facturable reste visible sans apparaître sur la facture.
Minuteries
Lancez une minuterie par dossier et convertissez-la en prestation. Le temps est arrondi par unité de 6 minutes.
Vue journalière avec analyse des trous
Une vue journalière sur une ligne du temps montre quelles heures sont encodées et où il y a des trous, pour qu'aucun travail ne se perde.
Contrôle par un confrère
Les prestations et les tâches peuvent être envoyées « ter controle » (pour contrôle) à un relecteur, qui les approuve avant leur facturation.
Prestations liées à une tâche
Une tâche peut avoir des prestations liées et affiche leur temps total. Lancez une minuterie ou cliquez sur + Prestation depuis la tâche ; la facturation se fait comme toujours sur les prestations.
En savoir plus sur l'encodage du temps pour avocats
Facturation belge (toutes les formules)
Facture à partir des prestations non facturées
En un clic, Advoca crée une facture reprenant toutes les prestations terminées et facturables du dossier, avec le bon taux et la remise convenue.
Honoraires, frais et débours
Ajoutez des lignes de facture par type, avec quantité, prix unitaire, taux de TVA et remise par ligne.
Régimes de TVA avec mention légale
Taux normal de 21 %, autoliquidation (cocontractant), prestation de services intracommunautaire, exonération art. 44 CTVA et pro deo. À 0 %, Advoca ajoute la mention obligatoire sur la facture.
Communication structurée
Chaque facture reçoit une communication structurée valide (+++123/4567/89012+++) avec chiffre de contrôle, pour rapprocher facilement les paiements.
PDF et UBL
Le client reçoit par e-mail un PDF soigné avec les données de votre cabinet, le détail de la TVA et les instructions de paiement. Un fichier UBL structuré (XML) est également disponible pour la facturation électronique.
Note de crédit, paiements et rappels
Établissez une note de crédit liée à une facture, enregistrez des paiements (partiels), suivez le solde ouvert et envoyez un rappel par e-mail à l'adresse de facturation du client.
Les factures suivent un flux simple, affiché en néerlandais dans l'application : na te kijken → goedgekeurd → verzonden → betaald (à vérifier → approuvée → envoyée → payée). Une facture ne peut être envoyée que lorsque les Kantoorgegevens (données du cabinet : adresse et numéro de TVA) sont complétées, afin que chaque facture contienne les mentions légalement obligatoires. En savoir plus sur la facturation · Peppol et facturation électronique 2026
Gestion documentaire avec OCR et recherche plein texte
Chargez les pièces par dossier et classez-les dans des dossiers (par exemple correspondance, procédure, pièces du client). Advoca lit le texte de chaque document, y compris des PDF scannés sans couche texte, grâce à l'OCR en néerlandais, en français et en anglais. Vous retrouvez ensuite chaque pièce par une recherche plein texte, avec les extraits surlignés. Un téléchargement vous rend exactement le même fichier que celui que vous avez chargé. En savoir plus sur la gestion documentaire
Recouvrement de créances (toutes les formules)
Suivez vos dossiers de recouvrement avec le donneur d'ordre, le débiteur et des postes datés : dette, paiement et action. Advoca affiche le solde ouvert et conserve tout dans le dossier habituel. Comment une pratique de recouvrement utilise Advoca
Recherche, rapports et tableau de bord
- Omnisearch : un seul champ de recherche pour les relations, les dossiers et les documents.
- Rapports : prescriptions, agenda de la semaine, travaux en cours (WIP), prestations par prestataire et anniversaires, avec export CSV.
- Tableau de bord : ce qui demande votre attention aujourd'hui, comme les prestations à contrôler, les moments de contact ouverts et les factures à vérifier.
Équipe, rôles et données du cabinet
Le gestionnaire invite ses collègues par e-mail (l'invitation est valable 14 jours) et choisit leur rôle : collaborateur ou gestionnaire (que peut faire chaque rôle ?). Un collaborateur travaille dans tout le cabinet ; seul un gestionnaire peut inviter, modifier les rôles ou révoquer des invitations. La page Équipe affiche pour chaque collaborateur le nom complet, le rôle, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Sur la page Kantoorgegevens (données du cabinet), le gestionnaire gère l'adresse, le numéro de TVA, le numéro d'entreprise (BCE), l'IBAN et le BIC (avec contrôle de l'IBAN et du numéro de TVA), l'abonnement et le moyen de paiement. Un dossier sensible se protège avec des ayants droit : seuls eux et les gestionnaires voient alors ce dossier.
Sécurité et secret professionnel
Chaque cabinet est cloisonné de tous les autres au niveau de la base de données (row-level security). Les modifications sont consignées dans une piste d'audit. Les sauvegardes sont chiffrées, conservées de manière inaltérable dans l'UE et restaurées automatiquement pour vérifier qu'elles fonctionnent. Découvrez comment Advoca protège vos données
Banque, CODA et compte de tiers (toutes les formules)
Import des extraits CODA
Chargez les fichiers CODA de KBC, BNP Paribas Fortis, Belfius, ING ou d'une autre banque belge. Un paiement avec la bonne communication structurée est imputé immédiatement ; un fichier chargé deux fois n'impute rien deux fois.
Rapprochement des paiements
Sans communication, Advoca propose sur le montant, le numéro de facture ou la somme des factures d'un client. Paiements partiels et trop-perçus sont signalés ; vous confirmez en un clic.
Compte de tiers par dossier
Réceptions, paiements et transferts aux honoraires par dossier. Un paiement au-delà du solde est impossible ; un transfert aux honoraires uniquement pour une facture numérotée et avec l'accord du client enregistré.
Règle des deux mois et décompte
Les fonds conservés plus de deux mois sur le compte de tiers sont signalés (art. 446quater C.jud.). Le décompte pour le client se crée en un clic, en Word et pdf.
Provisions (notes de provision)
Demandez une provision au client pour chaque dossier : Advoca établit la note de provision en pdf et l'envoie par e-mail. Une fois payée, vous la marquez comme payée et le paiement est rattaché au dossier. Dans toutes les formules, y compris Core.
Agenda, Google Agenda et Outlook
Agenda par jour, semaine et mois
Audiences avec heure et lieu, délais, tâches et rendez-vous dans un seul agenda, une couleur par collaborateur, avec rappels.
Connexion Google ou Outlook
Vos audiences et délais apparaissent dans votre propre agenda ; si vous en déplacez un, il est déplacé dans Advoca. Ou abonnez n'importe quelle application à votre lien ICS personnel.
Lettres à partir de modèles Word
Modèles avec variables
Chargez vos modèles Word avec des variables comme le nom du client, le numéro de rôle ou la juridiction, et les champs propres du cabinet. Les variables inconnues sont signalées tout de suite.
Une lettre en un clic
Choisissez modèle, destinataire et langue, vérifiez l'aperçu et enregistrez la lettre en Word et pdf dans le dossier. Modèles d'exemple en français et en néerlandais.
L'e-mail dans le dossier
Une adresse e-mail par dossier
Envoyez ou transférez à l'adresse du dossier : l'e-mail et chaque pièce jointe deviennent des documents du dossier, consultables par la recherche.
Adresse du cabinet avec classement automatique
Un e-mail envoyé à l'adresse du cabinet est classé seul grâce au numéro de dossier, à la même conversation ou à une partie connue ; sinon il attend dans la boîte de réception avec des suggestions.
Facturation groupée et export pour le comptable
Facturation groupée (formule Advanced)
Créez en une fois des projets de facture pour tous les dossiers avec du travail non facturé, par avocat, client ou type de dossier, y compris une facture pour plusieurs dossiers du même client. Approuvez et envoyez en bloc ; la numérotation reste continue.
Export pour le comptable (toutes les formules)
Journal des ventes par mois ou trimestre avec les grilles TVA, liste des clients et paiements en Excel, plus la facture électronique (UBL) de chaque facture dans un ZIP.
Sécurité et gestion
Connexion en deux étapes
Avec une application d'authentification et des codes de récupération ; l'administrateur peut l'imposer à tout le cabinet. Consultez et fermez les sessions sur d'autres appareils.
Journal d'audit et champs propres
Chaque modification des factures, relations, dossiers et accès, avec qui et quand. Des champs propres sur les relations et les dossiers, consultables et utilisables dans les modèles.