Datenschutzerklärung
Entwurf: maschinelle Übersetzung, noch nicht juristisch geprüft. Verbindlich sind die niederländische und die französische Fassung.
Version 2026-10-21
1. Wer ist verantwortlich?
Advoca wird betrieben von [BEDRIJFSNAAM], Unternehmensnummer [ONDERNEMINGSNUMMER], Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgien. Für Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an info@advoca.be. Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen; die obige Adresse ist die zentrale Anlaufstelle für den Datenschutz.
2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Advoca handelt in zwei Eigenschaften:
- Verantwortlicher für die Daten von Website-Besuchern sowie von Kontoinhabern und Nutzern der Kanzleien, die Advoca verwenden (Name, E-Mail-Adresse, Login, Kanzleidaten, Rechnungsdaten, Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle). Diese Erklärung beschreibt diese Verarbeitungen.
- Auftragsverarbeiter für alle Daten, die eine Kanzlei in die Anwendung eingibt (Akten, Mandanten, Parteien, Dokumente, Leistungen, Rechnungen). Verantwortlicher dafür ist die Kanzlei; wir verarbeiten diese Daten nur im Auftrag der Kanzlei, gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Anhang beigefügt ist. Sind Sie Mandant oder Partei in einer Akte einer Kanzlei, die Advoca verwendet, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte bitte an diese Kanzlei.
3. Welche Daten wir verarbeiten und warum
| Wer | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Website-Besucher | IP-Adresse (gekürzt in Serverprotokollen), Browser und Zeitpunkt des Besuchs | Sicherheit, Fehlersuche, Missbrauchsverhinderung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Website-Besucher | Erste Herkunftsquelle des Besuchs (Cookie lcm_attrib) | Wissen, über welchen Kanal eine Kanzlei uns gefunden hat | Berechtigtes Interesse |
| Website-Besucher (mit Einwilligung) | Nutzungsstatistiken über Google Analytics 4 | Messung und Verbesserung der Website | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), über das Cookie-Banner |
| Kontoinhaber und Nutzer | Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Rolle, Kanzlei | Konto anlegen, anmelden, Zugang verwalten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Kontoinhaber | Kanzleiname, Adresse, Unternehmens- und USt-Nummer, Rechnungs- und Zahlungsdaten | Abrechnung des Abonnements, Buchhaltung | Vertrag und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Nutzer | Anmeldungen, IP-Adresse, Zeitpunkt, ausgeführte Handlungen (Audit-Trail) | Sicherheit, Nachweisbarkeit, Support | Berechtigtes Interesse und Vertrag |
| Kontakte | E-Mails und Nachrichten, die Sie uns senden | Ihre Anfrage beantworten | Berechtigtes Interesse / vorvertragliche Maßnahmen |
Wir verwenden Ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungen oder Profiling und verkaufen sie niemals.
Kalenderverbindung (Google Kalender und Microsoft Outlook)
Ein Benutzer kann selbst einen Google Kalender oder einen Microsoft-Outlook-Kalender verbinden. Advoca fordert dafür nur Zugriff auf die Kalendertermine (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite) und auf die E-Mail-Adresse dieses Kontos an. Advoca nutzt diesen Zugriff ausschließlich, um die Verhandlungen, Fristen und Aufgaben dieses Benutzers im gewählten Kalender einzutragen, zu aktualisieren und zu löschen, und um ein Datum oder eine Uhrzeit, die der Benutzer dort für diese Termine verschiebt, in Advoca zu übernehmen. Andere Termine des Kalenders liest oder speichert Advoca nicht. Das Zugriffstoken wird verschlüsselt gespeichert. Das Trennen in Advoca oder der Widerruf des Zugriffs bei Google oder Microsoft beendet den Zugriff sofort; beim Trennen entfernt Advoca die von ihm angelegten Termine wieder aus dem Kalender. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, auf Wunsch des Benutzers. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Advoca von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir nutzen diese Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht zum Trainieren von KI-Modellen.
4. Cookies
Advoca verwendet ein Minimum an Cookies:
lcm_session— funktional; signiertes Sitzungscookie, das Sie in der Anwendung angemeldet hält. Läuft beim Abmelden oder am Ende der Sitzung ab. Keine Einwilligung erforderlich.lcm_attrib— speichert 7 Tage lang die erste Herkunftsquelle Ihres Besuchs (z. B. Suchmaschine oder Kampagne), damit wir wissen, über welchen Kanal eine neue Kanzlei uns gefunden hat. Enthält keine identifizierenden Daten.- Einwilligungscookie und Google Analytics 4 — nur nachdem Sie im Cookie-Banner zustimmen. Ohne Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und Ihre IP-Adresse wird nicht für Analysen verwendet.
Weitere Einzelheiten und wie Sie Ihre Auswahl ändern, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
5. Mit wem wir Daten teilen
Wir teilen Daten nur mit Dienstleistern, die für uns tätig sind, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags:
- netcup GmbH (Deutschland) — Hosting der Server und Datenbanken.
- Amazon Web Services EMEA SARL, Region Frankfurt — E-Mail-Versand, Verwaltung von Geheimnissen und verschlüsselte Backups.
- Autumn / Stripe — Rechnungsstellung und Zahlung des Abonnements der Kanzlei.
- Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4, ausschließlich mit Ihrer Einwilligung.
Sämtliches Hosting und sämtliche Speicherung erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Soweit ein Dienstleister (wie Google oder Stripe) Daten außerhalb des EWR verarbeiten kann, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Darüber hinaus können wir Daten offenlegen, wenn das Gesetz oder eine gerichtliche Anordnung dies verlangt.
6. Wie lange wir Daten speichern
- Server- und Sicherheitsprotokolle: höchstens 90 Tage.
- Cookie
lcm_attrib: 7 Tage; Google-Analytics-Daten: 14 Monate. - Konten, deren Registrierung nie abgeschlossen wurde: automatisch gelöscht 30 Tage nach ihrer Erstellung.
- Kontodaten: solange die Kanzlei Kunde ist, danach 30 Tage für den Export, anschließend werden sie gelöscht.
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
- Aufzeichnung der Annahme unserer Bedingungen (Version, Sprache, Prüfsumme, Zeitpunkt): bis zu 10 Jahre nach Vertragsende (Nachweis).
- Aktendaten von Kanzleien: gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag — Export während 30 Tagen nach Vertragsende, danach Löschung; Backups laufen innerhalb von 90 Tagen ab.
7. Sicherheit
Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur gehasht gespeichert. Jede Kanzlei arbeitet in einer eigenen Umgebung, die auf Datenbankebene abgeschottet ist (Row-Level Security). Backups sind verschlüsselt und werden mit „Object Lock“ unveränderbar aufbewahrt. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist auf das unbedingt Notwendige beschränkt und wird protokolliert. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir, soweit erforderlich, innerhalb von 72 Stunden der belgischen Datenschutzbehörde und innerhalb von 48 Stunden den betroffenen Kanzleien.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der früheren Verarbeitung berührt. Senden Sie Ihre Anfrage an info@advoca.be; wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können auch eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit) einreichen, Rue de la Presse/Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Änderungen
Wir können diese Erklärung anpassen. Das Datum oben gibt die geltende Version an; bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Kontoinhaber per E-Mail.
10. Kontakt
[BEDRIJFSNAAM] — Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgien — Unternehmensnummer [ONDERNEMINGSNUMMER] — info@advoca.be.