Les deux rôles en un coup d'œil
| Rôle | Pour qui | Voit et modifie | Gère le cabinet |
|---|---|---|---|
| Collaborateur | Toute personne qui travaille dans les dossiers : avocats, stagiaires, secrétariat, comptabilité | Toutes les relations, dossiers, tâches, prestations, documents et factures du cabinet, sauf les dossiers protégés pour lesquels il ou elle n'est pas habilité(e) | Non |
| Gestionnaire | L’associé ou l’office manager qui gère le cabinet | Tout, et toujours tous les dossiers, même protégés | Oui : équipe, données du cabinet, abonnement et moyen de paiement |
Il n'existe que deux rôles. La différence porte uniquement sur la gestion du cabinet. Qui voit quel dossier se règle dossier par dossier, avec l'accès aux dossiers.
Ce que peut faire un collaborateur
- Créer et modifier des relations et des dossiers, ajouter des parties (avec contrôle automatique des conflits d'intérêts).
- Encoder des prestations, utiliser des minuteries, créer des tâches et les envoyer en contrôle.
- Charger, rechercher (y compris dans les documents scannés) et ouvrir des documents.
- Encoder des frais sur un dossier ; établir, approuver et envoyer des factures et enregistrer les paiements (formule Advanced ou supérieure).
- Consulter et exporter les rapports.
- Protéger un dossier : désigner les ayants droit et un gestionnaire ou collaborateur exclusif.
- Modifier son propre nom et son propre numéro de téléphone sur la page Équipe.
Ce que seul le gestionnaire peut faire
- Inviter des collègues et révoquer des invitations.
- Modifier le rôle, le nom et le numéro de téléphone des collègues. Il reste toujours au moins un gestionnaire.
- Compléter les données du cabinet : adresse, numéro de TVA, numéro BCE, IBAN et BIC (nécessaires pour envoyer des factures).
- Choisir ou changer l'abonnement, ajouter ou gérer le moyen de paiement et prolonger ou arrêter la réduction étudiant.
- Voir toujours tous les dossiers, y compris les dossiers protégés.
Accès aux dossiers : ayants droit et gestionnaire ou collaborateur exclusif
Par défaut, tout le cabinet voit chaque dossier. Pour un dossier sensible, vous désignez dans le dossier des ayants droit, et éventuellement un gestionnaire exclusif ou un collaborateur exclusif.
- Ni ayants droit, ni gestionnaire ou collaborateur exclusif : tout le cabinet voit le dossier.
- Des ayants droit ou un gestionnaire ou collaborateur exclusif : seules ces personnes et tous les gestionnaires voient le dossier, ainsi que tout ce qui s'y rattache : documents, prestations, tâches et factures.
- Le serveur l'impose, y compris dans la recherche, dans les liens directs et dans les rapports. Une personne non habilitée ne retrouve le dossier nulle part.
- Toute personne qui voit le dossier peut régler cet accès. Un collaborateur ne peut pas s'en exclure lui-même.
Qui devient gestionnaire ?
La personne qui crée un nouveau cabinet en devient automatiquement le gestionnaire. À chaque invitation, le gestionnaire choisit le rôle : collaborateur ou gestionnaire. Un deuxième gestionnaire est utile, par exemple un deuxième associé ou l'office manager.