⚖ Advoca
Advoca › Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Versie 2026-10-22 — dit is de bindende tekst die bij registratie wordt aanvaard. Zie ook ons privacybeleid en cookiebeleid.

Deze algemene voorwaarden (de "Voorwaarden") regelen de toegang tot en het gebruik van Advoca, de online praktijkbeheersoftware voor advocatenkantoren (dossierbeheer, tijdregistratie, facturatie, incasso en documentenbeheer met OCR) (de "Dienst"), aangeboden door THINK DATA BV, ondernemingsnummer BE 0828 600 625, Boterbloemstraat 5, 9090 Merelbeke-Melle, België, e-mail info@advoca.be ("Advoca", "wij"). De Dienst is uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik door advocaten, advocatenkantoren en hun medewerkers (de "Klant", "u").

1. Aanvaarding en totstandkoming

Door een account aan te maken, deze Voorwaarden te aanvaarden of de Dienst te gebruiken, sluit de Klant een overeenkomst met Advoca onder deze Voorwaarden. De persoon die het account aanmaakt verklaart bevoegd te zijn om het kantoor te verbinden. Elke versie van deze Voorwaarden wordt geïdentificeerd door een versienummer; bij aanvaarding registreren wij het versienummer, de taal en de controlesom (SHA-256) van de tekst die u hebt gelezen.

2. Beschrijving van de Dienst

Advoca is een "software as a service"-toepassing waarmee een kantoor dossiers, partijen, termijnen, prestaties, facturen, incassodossiers en documenten beheert. Documenten worden bij het uploaden automatisch tekstueel herkend (OCR) om ze doorzoekbaar te maken. Elk kantoor werkt in een eigen, op databankniveau afgeschermde omgeving. Advoca verleent geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies; de Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de inhoud van zijn dossiers, facturen en termijnberekeningen.

3. Proefperiode

Nieuwe kantoren krijgen een gratis proefperiode van 30 dagen. Er is geen betaalkaart vereist om de proefperiode te starten. Na afloop van de proefperiode wordt de toegang beperkt tot de Klant een abonnement afsluit. Tijdens de proefperiode gelden deze Voorwaarden onverkort.

4. Abonnement en prijzen

De Dienst wordt aangeboden als maandelijks abonnement, per gebruiker per maand, exclusief btw:

De functies van elke formule staan beschreven op de prijzenpagina van advoca.be op het ogenblik van bestelling. Prijzen kunnen worden aangepast met een kennisgeving van ten minste 30 dagen vóór de volgende facturatieperiode; een prijsverhoging geeft de Klant het recht om vóór de ingangsdatum op te zeggen. Facturen zijn betaalbaar binnen 15 dagen na factuurdatum. Bij niet-betaling kan Advoca, na een herinnering, de toegang schorsen tot betaling is ontvangen; op onbetaalde bedragen is van rechtswege de interest verschuldigd overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

5. Duur en opzegging

Het abonnement loopt per maand en wordt stilzwijgend verlengd. De Klant kan op elk moment opzeggen via de instellingen van het account of per e-mail naar info@advoca.be; de opzegging gaat in op het einde van de lopende maandelijkse facturatieperiode. Reeds betaalde maandbedragen worden niet terugbetaald. Advoca kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden, en met onmiddellijke ingang bij ernstige of herhaalde schending van deze Voorwaarden.

6. Gebruikersaccounts en gebruiksregels

Elke gebruiker beschikt over een persoonlijke login die niet mag worden gedeeld. De Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die via de accounts van zijn gebruikers worden gesteld, houdt de lijst van gebruikers actueel en meldt elk vermoeden van ongeoorloofde toegang onmiddellijk. De Klant gebruikt de Dienst uitsluitend voor rechtmatige doeleinden en in overeenstemming met de deontologie van de balie. Het is niet toegestaan de Dienst te reverse-engineeren, de beveiliging te omzeilen, geautomatiseerd massaal gegevens op te halen, of de Dienst ter beschikking te stellen van derden buiten het kantoor.

Accounts waarvan de registratie nooit werd voltooid (bv. e-mailadres niet bevestigd of geen kantoor aangemaakt) worden samen met de bijhorende gegevens 30 dagen na aanmaak automatisch verwijderd.

7. Beschikbaarheid en onderhoud

Advoca streeft naar een hoge beschikbaarheid van de Dienst, maar biedt deze aan naar best vermogen ("best effort") zonder gegarandeerd beschikbaarheidspercentage. Gepland onderhoud wordt zo veel mogelijk buiten de kantooruren uitgevoerd en vooraf aangekondigd. Advoca kan de Dienst tijdelijk onderbreken wanneer dit nodig is voor de veiligheid of de integriteit van de gegevens.

8. Gegevens van de Klant en vertrouwelijkheid

Alle gegevens die de Klant in de Dienst invoert of uploadt (dossiers, cliëntgegevens, documenten, prestaties, facturen) blijven eigendom van de Klant. Advoca erkent dat deze gegevens onder het beroepsgeheim van de advocaat vallen (art. 458 Strafwetboek) en behandelt ze strikt vertrouwelijk. Advoca raadpleegt de inhoud van dossiers of documenten niet, behalve (i) op uitdrukkelijk verzoek van de Klant in het kader van ondersteuning, (ii) voor zover strikt noodzakelijk om de Dienst te leveren of te beveiligen, of (iii) wanneer de wet dit verplicht, in welk geval Advoca de Klant vooraf verwittigt voor zover toegelaten. De verwerking van persoonsgegevens in opdracht van de Klant wordt geregeld in de verwerkersovereenkomst in de bijlage, die integraal deel uitmaakt van deze Voorwaarden.

9. Export en verwijdering bij beëindiging

De Klant kan op elk moment zijn gegevens exporteren via de exportfuncties van de Dienst (o.a. documenten, facturen in UBL-formaat en gestructureerde dossiergegevens). Na beëindiging van de overeenkomst blijft de export gedurende 30 dagen beschikbaar; op verzoek levert Advoca binnen die termijn een volledige export in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Na afloop van die termijn worden de gegevens van de Klant verwijderd uit de productiesystemen en, na het verstrijken van de back-upcyclus, uit de back-ups, behoudens wettelijke bewaarplichten (bv. facturen van Advoca aan de Klant).

10. Intellectuele eigendom

De Dienst, de software, de broncode, de ontwerpen en de merken van Advoca blijven de exclusieve eigendom van Advoca. De Klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht. Advoca verwerft geen rechten op de gegevens van de Klant.

11. Aansprakelijkheid

Advoca is enkel aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De totale aansprakelijkheid van Advoca per kalenderjaar, uit welke hoofde ook, is beperkt tot het totaal van de vergoedingen die de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit voor de Dienst heeft betaald. Advoca is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals gederfde winst, verlies van cliënteel, reputatieschade, of de gevolgen van gemiste termijnen of verjaringen; de controle van termijnen blijft de verantwoordelijkheid van de advocaat. Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzettelijke fout, of in de gevallen waarin de wet een beperking verbiedt.

12. Wijzigingen

Advoca kan deze Voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór hun inwerkingtreding per e-mail of in de Dienst aangekondigd, met een nieuw versienummer. Als de Klant de gewijzigde Voorwaarden niet aanvaardt, kan hij vóór de ingangsdatum opzeggen. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Geschillen worden eerst te goeder trouw in onderling overleg besproken. Bij gebrek aan oplossing zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Oudenaarde, bevoegd.

14. Contact

THINK DATA BV — Boterbloemstraat 5, 9090 Merelbeke-Melle, België — ondernemingsnummer BE 0828 600 625 — info@advoca.be.

Bijlage — Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Deze bijlage vormt de verwerkersovereenkomst tussen de Klant (verwerkingsverantwoordelijke) en Advoca (verwerker) in de zin van artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG). Voor de gegevens van de accounthouders en gebruikers van de Klant zelf (naam, e-mail, login, facturatiegegevens van het kantoor) treedt Advoca op als verwerkingsverantwoordelijke; dit wordt beschreven in het privacybeleid op advoca.be.

A.1 Voorwerp, duur, aard en doel

A.2 Categorieën betrokkenen en gegevens

Betrokkenen: cliënten van de Klant, tegenpartijen, derden in dossiers (getuigen, deskundigen, magistraten, confraters), contactpersonen en medewerkers van de Klant.

Gegevens:

A.3 Verplichtingen van Advoca

Advoca (i) verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Klant, waaronder deze Voorwaarden en het gebruik van de Dienst; (ii) zorgt dat de personen die toegang hebben tot de gegevens tot vertrouwelijkheid verplicht zijn; (iii) neemt de beveiligingsmaatregelen van A.5; (iv) helpt de Klant, voor zover mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij de verplichtingen van art. 32–36 AVG; (v) verwijdert of retourneert de gegevens bij het einde van de Dienst overeenkomstig A.8; (vi) stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving aan te tonen en informeert de Klant onmiddellijk als een instructie volgens Advoca in strijd is met de AVG.

A.4 Subverwerkers

De Klant geeft een algemene toestemming voor de inzet van de volgende subverwerkers:

Alle verwerking van dossiergegevens gebeurt binnen de Europese Unie. Advoca informeert de Klant ten minste 30 dagen vooraf over een voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker; de Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken en, als geen oplossing wordt gevonden, de overeenkomst zonder kosten beëindigen. Advoca legt zijn subverwerkers gelijkwaardige verplichtingen op en blijft tegenover de Klant aansprakelijk voor hun prestaties.

A.5 Beveiligingsmaatregelen

A.6 Melding van inbreuken

Advoca meldt elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Klant treft zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat Advoca er kennis van heeft gekregen, aan het e-mailadres van de accountbeheerder van de Klant, met de beschikbare informatie over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen. Advoca vult die informatie aan naarmate ze beschikbaar wordt.

A.7 Audits

Advoca stelt op verzoek de documentatie van zijn beveiligingsmaatregelen ter beschikking. De Klant kan ten hoogste eenmaal per jaar, of na een inbreuk, een audit laten uitvoeren door zichzelf of een door beide partijen aanvaarde onafhankelijke auditor die tot geheimhouding verplicht is, met een voorafgaande kennisgeving van 30 dagen, tijdens de kantooruren en zonder de dienstverlening aan andere kantoren te verstoren. De kosten van de audit zijn ten laste van de Klant, tenzij een wezenlijke tekortkoming wordt vastgesteld.

A.8 Verwijdering bij het einde

Bij het einde van de Dienst retourneert Advoca de gegevens via de export van artikel 9 en verwijdert daarna alle gegevens van de Klant, met inbegrip van kopieën, uit de productiesystemen; back-ups verlopen volgens de bewaarcyclus van ten hoogste 90 dagen en worden niet hersteld behalve bij een incident, in welk geval de gegevens van de beëindigde Klant opnieuw worden verwijderd. Op verzoek bevestigt Advoca de verwijdering schriftelijk. Gegevens die Advoca wettelijk moet bewaren, worden na afloop van die verplichting verwijderd.