De twee rollen in één oogopslag
| Rol | Bedoeld voor | Ziet en bewerkt | Beheert het kantoor |
|---|---|---|---|
| Medewerker | Iedereen die in de dossiers werkt: advocaten, stagiairs, secretariaat, boekhouding | Alle relaties, dossiers, taken, prestaties, documenten en facturen van het kantoor, behalve afgeschermde dossiers waarvoor hij of zij niet gemachtigd is | Nee |
| Beheerder | De vennoot of office manager die het kantoor beheert | Alles, en altijd alle dossiers, ook afgeschermde | Ja: team, kantoorgegevens, abonnement en betaalmethode |
Er zijn maar twee rollen. Het verschil zit alleen in het beheer van het kantoor. Wie welk dossier ziet, regelt u per dossier met de dossiertoegang.
Wat kan een medewerker?
- Relaties en dossiers aanmaken en bewerken, partijen toevoegen (met automatische belangenconflictcontrole).
- Prestaties registreren, timers gebruiken, taken aanmaken en ter controle sturen.
- Documenten opladen, zoeken (ook in gescande stukken) en openen.
- Kosten op een dossier boeken; facturen opmaken, goedkeuren, mailen en betalingen registreren (met de formule Advanced of hoger).
- Rapporten bekijken en exporteren.
- Een dossier afschermen: zaakgerechtigden en een exclusieve beheerder of medewerker aanduiden.
- De eigen naam en het eigen telefoonnummer aanpassen op de pagina Team.
Wat kan alleen de beheerder?
- Collega's uitnodigen en uitnodigingen intrekken.
- De rol, naam en het telefoonnummer van collega's wijzigen. Er blijft altijd minstens één beheerder.
- Kantoorgegevens invullen: adres, btw-nummer, KBO-nummer, IBAN en BIC (nodig om facturen te versturen).
- Het abonnement kiezen of wijzigen, de betaalmethode toevoegen of beheren en de studentenkorting verlengen of stoppen.
- Altijd alle dossiers zien, ook afgeschermde dossiers.
Dossiertoegang: zaakgerechtigden en exclusieve beheerder of medewerker
Standaard ziet het hele kantoor elk dossier. Voor een gevoelig dossier duidt u in het dossier zaakgerechtigden aan, en eventueel een exclusieve beheerder of exclusieve medewerker.
- Geen zaakgerechtigden en geen exclusieve beheerder of medewerker: het hele kantoor ziet het dossier.
- Wel zaakgerechtigden of een exclusieve beheerder of medewerker: alleen die personen en alle beheerders zien het dossier, en alles wat erbij hoort: documenten, prestaties, taken en facturen.
- De server dwingt dat af, ook in de zoekfunctie, in rechtstreekse links en in rapporten. Wie niet gemachtigd is, vindt het dossier nergens terug.
- Iedereen die het dossier ziet, kan de toegang instellen. Een medewerker kan zichzelf daarbij niet buitensluiten.
Wie wordt beheerder?
Wie een nieuw kantoor aanmaakt, is automatisch beheerder. Bij elke uitnodiging kiest de beheerder de rol: medewerker of beheerder. Een tweede beheerder is handig, bijvoorbeeld een tweede vennoot of de office manager.