⚖ Advoca
Advoca › Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Entwurf: maschinelle Übersetzung, noch nicht juristisch geprüft. Verbindlich sind die niederländische und die französische Fassung.

Version 2026-10-18 — maschinelle Übersetzung des niederländischen Textes, der bei der Registrierung akzeptiert wird. Verbindlich sind die niederländische und die französische Fassung. Siehe auch unsere Datenschutzerklärung und unsere Cookie-Richtlinie.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (die „Bedingungen“) regeln den Zugang zu und die Nutzung von Advoca, der Online-Kanzleisoftware für Anwaltskanzleien (Aktenverwaltung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Inkasso und Dokumentenverwaltung mit OCR) (der „Dienst“), angeboten von [BEDRIJFSNAAM], Unternehmensnummer [ONDERNEMINGSNUMMER], Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgien, E-Mail info@advoca.be („Advoca“, „wir“). Der Dienst ist ausschließlich für die berufliche Nutzung durch Rechtsanwälte, Anwaltskanzleien und deren Mitarbeitende bestimmt (der „Kunde“, „Sie“).

1. Annahme und Vertragsschluss

Durch das Anlegen eines Kontos, die Annahme dieser Bedingungen oder die Nutzung des Dienstes schließt der Kunde mit Advoca einen Vertrag zu diesen Bedingungen. Die Person, die das Konto anlegt, erklärt, befugt zu sein, die Kanzlei zu verpflichten. Jede Version dieser Bedingungen ist durch eine Versionsnummer gekennzeichnet; bei der Annahme speichern wir die Versionsnummer, die Sprache und die Prüfsumme (SHA-256) des Textes, den Sie gelesen haben.

2. Beschreibung des Dienstes

Advoca ist eine „Software as a Service“-Anwendung, mit der eine Kanzlei Akten, Parteien, Fristen, Leistungen, Rechnungen, Inkassoakten und Dokumente verwaltet. Dokumente werden beim Hochladen automatisch per Texterkennung (OCR) erfasst, um sie durchsuchbar zu machen. Jede Kanzlei arbeitet in einer eigenen, auf Datenbankebene abgeschotteten Umgebung. Advoca erbringt keine rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Beratung; der Kunde bleibt allein verantwortlich für den Inhalt seiner Akten, Rechnungen und Fristberechnungen.

3. Testzeitraum

Neue Kanzleien erhalten einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen. Für den Start des Testzeitraums ist keine Zahlungskarte erforderlich. Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Zugang eingeschränkt, bis der Kunde ein Abonnement abschließt. Während des Testzeitraums gelten diese Bedingungen uneingeschränkt.

4. Abonnement und Preise

Der Dienst wird als monatliches Abonnement angeboten, pro Nutzer und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer:

Die Funktionen jedes Pakets sind auf der Preisseite von advoca.be zum Zeitpunkt der Bestellung beschrieben. Preise können mit einer Ankündigung von mindestens 30 Tagen vor dem nächsten Abrechnungszeitraum angepasst werden; eine Preiserhöhung berechtigt den Kunden, vor dem Inkrafttreten zu kündigen. Rechnungen sind innerhalb von 15 Tagen nach Rechnungsdatum zahlbar. Bei Nichtzahlung kann Advoca nach einer Zahlungserinnerung den Zugang sperren, bis die Zahlung eingegangen ist; auf unbezahlte Beträge sind von Rechts wegen Zinsen gemäß dem belgischen Gesetz vom 2. August 2002 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr geschuldet.

5. Laufzeit und Kündigung

Das Abonnement läuft monatlich und verlängert sich stillschweigend. Der Kunde kann jederzeit über die Kontoeinstellungen oder per E-Mail an info@advoca.be kündigen; die Kündigung wird zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums wirksam. Bereits gezahlte Monatsbeträge werden nicht erstattet. Advoca kann den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten kündigen, und mit sofortiger Wirkung bei schwerwiegender oder wiederholter Verletzung dieser Bedingungen.

6. Nutzerkonten und Nutzungsregeln

Jeder Nutzer verfügt über ein persönliches Login, das nicht geteilt werden darf. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über die Konten seiner Nutzer vorgenommen werden, hält die Liste der Nutzer aktuell und meldet jeden Verdacht auf unbefugten Zugriff unverzüglich. Der Kunde nutzt den Dienst ausschließlich für rechtmäßige Zwecke und im Einklang mit dem anwaltlichen Berufsrecht. Es ist nicht gestattet, den Dienst zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), die Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, automatisiert massenhaft Daten abzurufen oder den Dienst Dritten außerhalb der Kanzlei zur Verfügung zu stellen.

Konten, deren Registrierung nie abgeschlossen wurde (z. B. E-Mail-Adresse nicht bestätigt oder keine Kanzlei angelegt), werden zusammen mit den zugehörigen Daten 30 Tage nach ihrer Erstellung automatisch gelöscht.

7. Verfügbarkeit und Wartung

Advoca strebt eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes an, bietet ihn jedoch nach bestem Bemühen („Best Effort“) ohne garantierten Verfügbarkeitsprozentsatz an. Geplante Wartungsarbeiten werden so weit wie möglich außerhalb der Bürozeiten durchgeführt und im Voraus angekündigt. Advoca kann den Dienst vorübergehend unterbrechen, wenn dies für die Sicherheit oder die Integrität der Daten erforderlich ist.

8. Daten des Kunden und Vertraulichkeit

Alle Daten, die der Kunde in den Dienst eingibt oder hochlädt (Akten, Mandantendaten, Dokumente, Leistungen, Rechnungen), bleiben Eigentum des Kunden. Advoca erkennt an, dass diese Daten dem anwaltlichen Berufsgeheimnis unterliegen (Art. 458 des belgischen Strafgesetzbuchs), und behandelt sie streng vertraulich. Advoca sieht den Inhalt von Akten oder Dokumenten nicht ein, außer (i) auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden im Rahmen des Supports, (ii) soweit dies für die Erbringung oder Absicherung des Dienstes unbedingt erforderlich ist, oder (iii) wenn das Gesetz dies verlangt, wobei Advoca den Kunden in diesem Fall vorab informiert, soweit zulässig. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden ist im Auftragsverarbeitungsvertrag im Anhang geregelt, der integraler Bestandteil dieser Bedingungen ist.

9. Export und Löschung bei Vertragsende

Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Exportfunktionen des Dienstes exportieren (u. a. Dokumente, Rechnungen im UBL-Format und strukturierte Aktendaten). Nach Beendigung des Vertrags bleibt der Export 30 Tage lang verfügbar; auf Anfrage liefert Advoca innerhalb dieser Frist einen vollständigen Export in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten des Kunden aus den Produktivsystemen und, nach Ablauf des Backup-Zyklus, aus den Backups gelöscht, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen von Advoca an den Kunden).

10. Geistiges Eigentum

Der Dienst, die Software, der Quellcode, die Designs und die Marken von Advoca bleiben ausschließliches Eigentum von Advoca. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein beschränktes, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht. Advoca erwirbt keine Rechte an den Daten des Kunden.

11. Haftung

Advoca haftet nur für unmittelbare Schäden, die Folge einer zurechenbaren Pflichtverletzung sind. Die Gesamthaftung von Advoca pro Kalenderjahr, gleich aus welchem Rechtsgrund, ist auf die Summe der Entgelte begrenzt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis für den Dienst gezahlt hat. Advoca haftet nicht für mittelbare Schäden wie entgangenen Gewinn, Verlust von Mandanten, Reputationsschäden oder die Folgen versäumter Fristen oder Verjährungen; die Fristenkontrolle bleibt in der Verantwortung des Rechtsanwalts. Diese Beschränkungen gelten nicht bei Betrug, vorsätzlichem Fehlverhalten oder in Fällen, in denen das Gesetz eine Beschränkung verbietet.

12. Änderungen

Advoca kann diese Bedingungen ändern. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder im Dienst angekündigt, mit einer neuen Versionsnummer. Akzeptiert der Kunde die geänderten Bedingungen nicht, kann er vor dem Inkrafttreten kündigen. Die fortgesetzte Nutzung nach dem Inkrafttreten gilt als Annahme.

13. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Bedingungen unterliegen belgischem Recht. Streitigkeiten werden zunächst nach Treu und Glauben einvernehmlich erörtert. Kommt keine Lösung zustande, sind ausschließlich die Gerichte des Gerichtsbezirks Ostflandern, Abteilung Oudenaarde, zuständig.

14. Kontakt

[BEDRIJFSNAAM] — Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgien — Unternehmensnummer [ONDERNEMINGSNUMMER] — info@advoca.be.

Anhang — Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)

Dieser Anhang bildet den Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und Advoca (Auftragsverarbeiter) im Sinne von Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Für die Daten der Kontoinhaber und Nutzer des Kunden selbst (Name, E-Mail, Login, Rechnungsdaten der Kanzlei) handelt Advoca als Verantwortlicher; dies ist in der Datenschutzerklärung auf advoca.be beschrieben.

A.1 Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

A.2 Kategorien betroffener Personen und Daten

Betroffene Personen: Mandanten des Kunden, Gegenparteien, Dritte in Akten (Zeugen, Sachverständige, Richter, Kollegen), Kontaktpersonen und Mitarbeitende des Kunden.

Daten:

A.3 Pflichten von Advoca

Advoca (i) verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, wozu diese Bedingungen und die Nutzung des Dienstes gehören; (ii) stellt sicher, dass die Personen mit Zugang zu den Daten zur Vertraulichkeit verpflichtet sind; (iii) trifft die Sicherheitsmaßnahmen nach A.5; (iv) unterstützt den Kunden, soweit möglich, bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen und bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO; (v) löscht die Daten bei Ende des Dienstes oder gibt sie gemäß A.8 zurück; (vi) stellt alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung erforderlich sind, und informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung nach Auffassung von Advoca gegen die DSGVO verstößt.

A.4 Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für den Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter:

Die gesamte Verarbeitung von Aktendaten erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Advoca informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über eine beabsichtigte Hinzufügung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters; der Kunde kann innerhalb dieser Frist begründeten Widerspruch einlegen und, falls keine Lösung gefunden wird, den Vertrag kostenfrei beenden. Advoca erlegt seinen Unterauftragsverarbeitern gleichwertige Pflichten auf und bleibt gegenüber dem Kunden für deren Leistungen verantwortlich.

A.5 Sicherheitsmaßnahmen

A.6 Meldung von Verletzungen

Advoca meldet jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die die Daten des Kunden betrifft, ohne unangemessene Verzögerung und spätestens innerhalb von 48 Stunden, nachdem Advoca davon Kenntnis erlangt hat, an die E-Mail-Adresse des Kontoadministrators des Kunden, mit den verfügbaren Informationen über die Art der Verletzung, die betroffenen Daten, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen. Advoca ergänzt diese Informationen, sobald sie verfügbar werden.

A.7 Audits

Advoca stellt auf Anfrage die Dokumentation seiner Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung. Der Kunde kann höchstens einmal pro Jahr, oder nach einer Verletzung, ein Audit durch sich selbst oder durch einen von beiden Parteien akzeptierten, zur Verschwiegenheit verpflichteten unabhängigen Prüfer durchführen lassen, mit einer Vorankündigung von 30 Tagen, während der Bürozeiten und ohne die Erbringung des Dienstes für andere Kanzleien zu stören. Die Kosten des Audits trägt der Kunde, es sei denn, es wird ein wesentlicher Mangel festgestellt.

A.8 Löschung bei Vertragsende

Bei Ende des Dienstes gibt Advoca die Daten über den Export nach Artikel 9 zurück und löscht danach alle Daten des Kunden, einschließlich Kopien, aus den Produktivsystemen; Backups laufen gemäß dem Aufbewahrungszyklus von höchstens 90 Tagen ab und werden nur bei einem Vorfall wiederhergestellt, wobei die Daten des ehemaligen Kunden in diesem Fall erneut gelöscht werden. Auf Anfrage bestätigt Advoca die Löschung schriftlich. Daten, die Advoca gesetzlich aufbewahren muss, werden nach Ablauf dieser Pflicht gelöscht.