⚖ Advoca
Advoca › Regulamin

Regulamin

Wersja robocza: tłumaczenie maszynowe, jeszcze niesprawdzone przez prawnika. Wiążące są teksty niderlandzki i francuski.

Wersja 2026-10-18 — wiążący jest tekst niderlandzki lub francuski akceptowany przy rejestracji; niniejsze tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny. Zobacz także naszą politykę prywatności i politykę plików cookie.

Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady dostępu do Advoca i korzystania z niej, czyli internetowego oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną (zarządzanie sprawami, rejestracja czasu, fakturowanie, windykacja i zarządzanie dokumentami z OCR) („Usługa”), oferowanego przez [NAZWA FIRMY], numer przedsiębiorstwa [NUMER PRZEDSIĘBIORSTWA], Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgia, e-mail info@advoca.be („Advoca”, „my”). Usługa jest przeznaczona wyłącznie do użytku profesjonalnego przez adwokatów, kancelarie prawne i ich współpracowników („Klient”, „Państwo”).

1. Akceptacja i zawarcie umowy

Zakładając konto, akceptując niniejszy Regulamin lub korzystając z Usługi, Klient zawiera z Advoca umowę na warunkach niniejszego Regulaminu. Osoba zakładająca konto oświadcza, że jest umocowana do zaciągania zobowiązań w imieniu kancelarii. Każda wersja Regulaminu jest oznaczona numerem wersji; przy akceptacji rejestrujemy numer wersji, język i sumę kontrolną (SHA-256) tekstu, który Państwo przeczytali.

2. Opis Usługi

Advoca jest aplikacją typu „software as a service”, za pomocą której kancelaria zarządza sprawami, stronami, terminami, czynnościami, fakturami, sprawami windykacyjnymi i dokumentami. Przy przesyłaniu dokumenty są automatycznie poddawane rozpoznawaniu tekstu (OCR), aby umożliwić ich przeszukiwanie. Każda kancelaria pracuje we własnym środowisku, odizolowanym na poziomie bazy danych. Advoca nie świadczy doradztwa prawnego, podatkowego ani księgowego; Klient pozostaje wyłącznie odpowiedzialny za treść swoich spraw, faktur i obliczeń terminów.

3. Okres próbny

Nowe kancelarie otrzymują bezpłatny okres próbny trwający 30 dni. Rozpoczęcie okresu próbnego nie wymaga karty płatniczej. Po zakończeniu okresu próbnego dostęp zostaje ograniczony do czasu wykupienia abonamentu przez Klienta. W okresie próbnym niniejszy Regulamin obowiązuje w pełnym zakresie.

4. Abonament i ceny

Usługa jest oferowana jako abonament miesięczny, za użytkownika miesięcznie, z wyłączeniem VAT:

Funkcje każdego planu są opisane na stronie cennika advoca.be według stanu na dzień zamówienia. Ceny mogą zostać zmienione z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem przed kolejnym okresem rozliczeniowym; podwyżka ceny uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy przed datą jej wejścia w życie. Faktury są płatne w terminie 15 dni od daty faktury. W przypadku braku płatności Advoca może, po wysłaniu przypomnienia, zawiesić dostęp do czasu otrzymania płatności; od niezapłaconych kwot należne są z mocy prawa odsetki zgodnie z belgijską ustawą z dnia 2 sierpnia 2002 r. o zwalczaniu opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych (wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties).

5. Czas trwania i wypowiedzenie

Abonament jest zawierany na okresy miesięczne i przedłuża się automatycznie. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili w ustawieniach konta lub e-mailem na adres info@advoca.be; wypowiedzenie staje się skuteczne z końcem bieżącego miesięcznego okresu rozliczeniowego. Zapłacone już kwoty miesięczne nie podlegają zwrotowi. Advoca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym w razie poważnego lub powtarzającego się naruszenia niniejszego Regulaminu.

6. Konta użytkowników i zasady korzystania

Każdy użytkownik ma osobisty login, którego nie wolno udostępniać. Klient odpowiada za wszystkie czynności dokonane za pośrednictwem kont jego użytkowników, dba o aktualność listy użytkowników i niezwłocznie zgłasza każde podejrzenie nieuprawnionego dostępu. Klient korzysta z Usługi wyłącznie w celach zgodnych z prawem i zgodnie z zasadami etyki zawodowej adwokatury. Zabronione jest stosowanie inżynierii wstecznej wobec Usługi, obchodzenie zabezpieczeń, zautomatyzowane masowe pobieranie danych oraz udostępnianie Usługi osobom trzecim spoza kancelarii.

Konta, których rejestracja nigdy nie została ukończona (np. niepotwierdzony adres e-mail lub nieutworzona kancelaria), są automatycznie usuwane wraz z powiązanymi danymi po 30 dniach od ich utworzenia.

7. Dostępność i konserwacja

Advoca dąży do wysokiej dostępności Usługi, lecz świadczy ją z należytą starannością („best effort”), bez gwarantowanego poziomu dostępności. Planowane prace konserwacyjne są w miarę możliwości wykonywane poza godzinami pracy kancelarii i zapowiadane z wyprzedzeniem. Advoca może tymczasowo przerwać świadczenie Usługi, jeżeli jest to konieczne ze względu na bezpieczeństwo lub integralność danych.

8. Dane Klienta i poufność

Wszystkie dane, które Klient wprowadza do Usługi lub przesyła (sprawy, dane klientów, dokumenty, czynności, faktury), pozostają własnością Klienta. Advoca uznaje, że dane te są objęte tajemnicą zawodową adwokata (art. 458 belgijskiego Kodeksu karnego – Strafwetboek) i traktuje je jako ściśle poufne. Advoca nie zapoznaje się z treścią spraw ani dokumentów, z wyjątkiem sytuacji, gdy (i) Klient wyraźnie o to poprosi w ramach wsparcia, (ii) jest to bezwzględnie konieczne do świadczenia lub zabezpieczenia Usługi, albo (iii) wymaga tego prawo — w takim przypadku Advoca uprzedza Klienta, o ile jest to dozwolone. Przetwarzanie danych osobowych w imieniu Klienta reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta w załączniku, stanowiąca integralną część niniejszego Regulaminu.

9. Eksport i usunięcie danych po zakończeniu umowy

Klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane za pomocą funkcji eksportu Usługi (m.in. dokumenty, faktury w formacie UBL i ustrukturyzowane dane spraw). Po zakończeniu umowy eksport pozostaje dostępny przez 30 dni; na żądanie Advoca dostarcza w tym terminie pełny eksport w powszechnie stosowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie. Po upływie tego terminu dane Klienta są usuwane z systemów produkcyjnych, a po zakończeniu cyklu kopii zapasowych — z kopii zapasowych, z zastrzeżeniem ustawowych obowiązków przechowywania (np. faktur wystawionych przez Advoca Klientowi).

10. Własność intelektualna

Usługa, oprogramowanie, kod źródłowy, projekty i znaki towarowe Advoca pozostają wyłączną własnością Advoca. Klient otrzymuje na czas trwania umowy ograniczone, niewyłączne i niezbywalne prawo do korzystania. Advoca nie nabywa żadnych praw do danych Klienta.

11. Odpowiedzialność

Advoca odpowiada wyłącznie za szkody bezpośrednie wynikające z zawinionego niewykonania zobowiązania. Łączna odpowiedzialność Advoca w roku kalendarzowym, z jakiegokolwiek tytułu, jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych przez Klienta za Usługę w ciągu dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę. Advoca nie odpowiada za szkody pośrednie, takie jak utracone korzyści, utrata klientów, szkoda wizerunkowa, ani za skutki niedotrzymanych terminów lub przedawnień; kontrola terminów pozostaje obowiązkiem adwokata. Ograniczenia te nie mają zastosowania w przypadku oszustwa, winy umyślnej ani w przypadkach, w których prawo zakazuje ograniczenia odpowiedzialności.

12. Zmiany

Advoca może zmieniać niniejszy Regulamin. Zmiany są ogłaszane e-mailem lub w Usłudze co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie, z nowym numerem wersji. Jeżeli Klient nie akceptuje zmienionego Regulaminu, może wypowiedzieć umowę przed datą wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z Usługi po tej dacie oznacza akceptację.

13. Prawo właściwe i sąd właściwy

Niniejszy Regulamin podlega prawu belgijskiemu. Spory są najpierw omawiane w dobrej wierze w drodze wzajemnych uzgodnień. W braku rozwiązania wyłącznie właściwe są sądy okręgu sądowego Flandrii Wschodniej (gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen), wydział w Oudenaarde.

14. Kontakt

[NAZWA FIRMY] — Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgia — numer przedsiębiorstwa [NUMER PRZEDSIĘBIORSTWA] — info@advoca.be.

Załącznik — Umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)

Niniejszy załącznik stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych między Klientem (administratorem) a Advoca (podmiotem przetwarzającym) w rozumieniu art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO). W odniesieniu do danych posiadaczy kont i użytkowników samego Klienta (imię i nazwisko, e-mail, login, dane rozliczeniowe kancelarii) Advoca występuje jako administrator; opisano to w polityce prywatności na advoca.be.

A.1 Przedmiot, czas trwania, charakter i cel

A.2 Kategorie osób, których dane dotyczą, i kategorie danych

Osoby, których dane dotyczą: klienci Klienta, strony przeciwne, osoby trzecie w sprawach (świadkowie, biegli, sędziowie, inni adwokaci), osoby kontaktowe i współpracownicy Klienta.

Dane:

A.3 Obowiązki Advoca

Advoca (i) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w tym na podstawie niniejszego Regulaminu i korzystania z Usługi; (ii) zapewnia, że osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności; (iii) stosuje środki bezpieczeństwa określone w pkt A.5; (iv) w miarę możliwości pomaga Klientowi w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO; (v) po zakończeniu świadczenia Usługi usuwa lub zwraca dane zgodnie z pkt A.8; (vi) udostępnia wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności i niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie narusza RODO.

A.4 Podmioty podprzetwarzające

Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z następujących podmiotów podprzetwarzających:

Całe przetwarzanie danych spraw odbywa się na terytorium Unii Europejskiej. Advoca informuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem o zamierzonym dodaniu lub zastąpieniu podmiotu podprzetwarzającego; w tym terminie Klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw i, jeżeli nie zostanie znalezione rozwiązanie, rozwiązać umowę bez ponoszenia kosztów. Advoca nakłada na swoje podmioty podprzetwarzające równoważne obowiązki i pozostaje odpowiedzialna wobec Klienta za ich działania.

A.5 Środki bezpieczeństwa

A.6 Zgłaszanie naruszeń

Advoca zgłasza każde naruszenie ochrony danych osobowych dotyczące danych Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail administratora konta Klienta, przekazując dostępne informacje o charakterze naruszenia, danych, których dotyczy, prawdopodobnych konsekwencjach i podjętych środkach. Advoca uzupełnia te informacje w miarę ich uzyskiwania.

A.7 Audyty

Na żądanie Advoca udostępnia dokumentację swoich środków bezpieczeństwa. Klient może nie częściej niż raz w roku lub po wystąpieniu naruszenia przeprowadzić audyt samodzielnie lub za pośrednictwem niezależnego audytora zaakceptowanego przez obie strony i zobowiązanego do zachowania tajemnicy, z 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i bez zakłócania świadczenia usług na rzecz innych kancelarii. Koszty audytu ponosi Klient, chyba że zostanie stwierdzone istotne uchybienie.

A.8 Usunięcie danych po zakończeniu

Po zakończeniu świadczenia Usługi Advoca zwraca dane za pośrednictwem eksportu, o którym mowa w artykule 9, a następnie usuwa wszystkie dane Klienta, w tym kopie, z systemów produkcyjnych; kopie zapasowe wygasają zgodnie z cyklem przechowywania wynoszącym nie więcej niż 90 dni i nie są odtwarzane, chyba że w razie incydentu — w takim przypadku dane Klienta, z którym umowa została rozwiązana, są ponownie usuwane. Na żądanie Advoca potwierdza usunięcie na piśmie. Dane, które Advoca ma obowiązek przechowywać na mocy prawa, są usuwane po wygaśnięciu tego obowiązku.