Comment établir une facture dans Advoca ?
- Encodez vos prestations dans le dossier (directement ou via une minuterie). Les prestations terminées et facturables sont prêtes, marquées comme « non facturées ».
- Dans le dossier, cliquez sur Factuur opstellen (établir la facture). Advoca regroupe les prestations, applique le taux et la remise de la convention d'honoraires et attribue à la facture un numéro tel que F2026-001.
- Les frais encodés sur le dossier (droit de mise au rôle, lettres, envois recommandés, …) sont repris automatiquement. Ajoutez au besoin d'autres lignes : avec les boutons rapides + Rolrecht (droit de mise au rôle), + Brief (lettre), + Aangetekende zending (envoi recommandé) et + Andere kost (autre frais), ou librement comme honoraires, frais ou débours avec quantité, prix unitaire, taux de TVA et remise par ligne.
- Approuvez la facture. Avec ✉ Mail factuur (envoyer la facture), le client reçoit le PDF et le fichier UBL par e-mail, au nom de votre cabinet ; les réponses arrivent à votre adresse de facturation. Vous pouvez aussi télécharger les fichiers et les envoyer vous-même.
- Enregistrez le paiement. En cas de paiement intégral, la facture passe automatiquement au statut betaald (payée).
Encoder les frais sur le dossier, au moment où ils surviennent
Dans l'onglet Kosten (frais) d'un dossier, vous encodez un frais au moment où il survient : le droit de mise au rôle à l'introduction, un envoi recommandé, une lettre, un frais d'huissier. Chaque frais reste sur le dossier comme à facturer et passe automatiquement sur la prochaine facture de ce dossier. Si vous retirez la ligne d'une facture en préparation, le frais redevient disponible pour plus tard.
| Bouton rapide | Type | TVA | Montant |
|---|---|---|---|
| Droit de mise au rôle | Débours (refacturé) | aucune | Montant fixe par juridiction : 50 € (justice de paix, tribunal de police), 165 € (tribunal de première instance, tribunal de l’entreprise, tribunal du travail), 400 € (cour d’appel, cour du travail), 650 € (Cour de cassation) |
| Lettre | Frais de cabinet | 21 % | Votre propre prix par lettre ; Advoca le retient |
| Envoi recommandé | Frais de cabinet | 21 % | Votre propre prix par envoi ; Advoca le retient |
| Autre frais | Frais ou débours (au choix) | 21 %, 6 % ou 0 % | Description et montant libres |
Un seul bouton : télécharger la facture
⬇ Download factuur vous donne dans un seul fichier zip le PDF (pour le client et vos archives) et le fichier UBL (pour Peppol ou votre comptable).
Quels régimes de TVA Advoca prend-il en charge ?
Depuis le 1er janvier 2014, les avocats belges sont assujettis à la TVA. Advoca connaît les régimes que l'on rencontre dans un cabinet d'avocats. Si vous choisissez un régime à 0 %, Advoca ajoute la mention légale sur la facture. L'application génère actuellement ces mentions en néerlandais :
| Régime | Taux | Mention sur la facture (en néerlandais) | Traduction |
|---|---|---|---|
| Normal | 21 % | — | — |
| Autoliquidation (cocontractant) | 0 % | Btw verlegd — medecontractant, art. 20 KB nr. 1 | Autoliquidation — cocontractant, art. 20 AR n° 1 |
| Prestation de services intracommunautaire | 0 % | Vrijgesteld van btw — intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.Btw | Exonéré de TVA — prestation de services intracommunautaire, art. 21, § 2 CTVA |
| Exonéré | 0 % | Vrijgesteld van btw, art. 44 W.Btw | Exonération de TVA, art. 44 CTVA |
| Pro deo / aide juridique de deuxième ligne | 0 % | Pro deo — juridische tweedelijnsbijstand, geen btw | Pro deo — aide juridique de deuxième ligne, pas de TVA |
Vous définissez le régime par défaut par client (relation) et pouvez le modifier par facture. La facture comporte un détail de la TVA par taux : base d'imposition et montant de TVA pour chaque taux, comme l'exige la loi.
Que contient la facture PDF ?
- Votre cabinet : nom, adresse, numéro de TVA, numéro d'entreprise (BCE), téléphone et e-mail (issus des Kantoorgegevens, les données du cabinet).
- Le client : nom, adresse et numéro de TVA issus de la relation.
- Numéro de facture, date, échéance et DossierID.
- Les lignes, le sous-total, le détail de la TVA par taux et le total.
- L'instruction de paiement avec votre IBAN et votre BIC et la communication structurée.
Communication structurée et suivi des paiements
Chaque facture reçoit une communication structurée belge (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) avec un chiffre de contrôle modulo 97 valide. Vous enregistrez les paiements, y compris partiels ; Advoca affiche le montant restant dû. Un aperçu présente les factures échues. En un clic, Advoca envoie un rappel par e-mail à l'adresse de facturation du client, avec le solde ouvert, votre IBAN et la communication structurée, et la facture en PDF jointe. Advoca compte les rappels par facture.
Notes de crédit
Si une facture doit être corrigée (en tout ou en partie), vous établissez une note de crédit. La note de crédit reçoit son propre numéro (par exemple CN2026-001) et fait référence à la facture d'origine.
UBL et Peppol
Outre le PDF, Advoca produit pour chaque facture et chaque note de crédit un fichier UBL (XML) structuré avec le fournisseur (votre numéro de TVA et votre adresse), le client, les lignes, la TVA, le total, la communication structurée et votre IBAN. Depuis le 1er janvier 2026, les assujettis belges doivent s'échanger des factures électroniques structurées, en principe via Peppol. Advoca n'envoie pas encore lui-même via le réseau Peppol : vous utilisez pour cela un point d'accès Peppol de votre choix. Lisez le guide Peppol complet pour avocats.
Des conventions d'honoraires prises en compte
Pour chaque dossier, vous fixez votre mode de facturation : un taux horaire fixe, un pourcentage du dossier, une remise, un budget maximal avec pourcentage d'alerte ou un forfait. Lors de l'établissement de la facture, Advoca applique cette convention, sans que personne ne doive la rechercher.