Czym jest Advoca?
Advoca to oprogramowanie do zarządzania kancelarią prawną (tzw. oprogramowanie kancelaryjne) dla adwokatów i kancelarii prawnych w Belgii. Pracują Państwo w przeglądarce, bez instalacji, na komputerze, tablecie lub smartfonie. Każda kancelaria ma własne, ściśle odizolowane środowisko. Interfejs aplikacji jest dostępny w kilku językach, w tym po polsku. Advoca obsługuje obecnie kancelarie w Belgii. Obsługa Francji, Wielkiej Brytanii, Polski i Niemiec jest w przygotowaniu.
Advoca oferuje trzy plany, liczone za użytkownika miesięcznie (netto, bez VAT): Core 69 €, Advanced 99 € i Advanced+ 119 €. Każda nowa kancelaria może korzystać bezpłatnie przez 30 dni, bez karty płatniczej. Zobacz plany.
Zarządzanie sprawami z ID sprawy i kontrolą konfliktu interesów
Automatyczne ID sprawy
Każda nowa sprawa otrzymuje unikalny numer według stałego schematu, na przykład G2610001 (prefiks, rok, miesiąc, numer kolejny). Dzięki temu cała kancelaria posługuje się tym samym językiem.
Strony z rolami
Powiązują Państwo kontakty ze sprawą jako klienta, stronę przeciwną, pełnomocnika strony przeciwnej lub w innej roli. Jeden kontakt może występować w wielu sprawach.
Kontrola konfliktu interesów
Jeśli dodają Państwo stronę, która w innej sprawie występuje po przeciwnej stronie, Advoca od razu pokazuje, która sprawa powoduje konflikt. Świadomy wyjątek zostaje odnotowany w dzienniku audytu.
Terminy, rozprawy i przedawnienia
Dla każdej sprawy rejestrują Państwo terminy, daty rozpraw i daty przedawnienia. Raport Przedawnienia i plan tygodnia pokazują, co się zbliża.
Ustalenia dotyczące honorarium
Stała stawka godzinowa, procent od sprawy, rabat, budżet z progiem ostrzegawczym lub ryczałt: ustalenie jest zapisane przy sprawie i stosowane przy fakturowaniu.
Linki i notatki
Przechowują Państwo przydatne linki (orzecznictwo, portale, udostępnione foldery) i kontakty z klientem przy sprawie lub kontakcie.
Więcej o zarządzaniu sprawami i kontroli konfliktów
Rejestracja czasu: czynności, stopery i przegląd dnia
Czynności w ramach sprawy
Rejestrują Państwo przepracowane i fakturowalne minuty z opisem i kodem zadania. Praca niefakturowalna pozostaje widoczna, ale nie trafia na fakturę.
Stopery
Uruchamiają Państwo stoper dla sprawy i zamieniają go w czynność. Czas jest zaokrąglany do jednostek 6-minutowych.
Przegląd dnia z analizą luk
Przegląd dnia na osi czasu pokazuje, które godziny zostały zarejestrowane, a gdzie są luki, aby żadna praca nie przepadła.
Kontrola przez współpracownika
Czynności i zadania mogą trafić „do kontroli” do osoby sprawdzającej, która zatwierdza je przed zafakturowaniem.
Czynności przy zadaniu
Zadanie może mieć powiązane czynności i pokazuje ich łączny czas. Z poziomu zadania uruchamiają Państwo stoper lub klikają + Czynność; fakturowanie nadal opiera się na czynnościach.
Więcej o rejestracji czasu pracy w kancelarii
Belgijskie fakturowanie (plan Advanced)
Faktura z niezafakturowanych czynności
Jednym kliknięciem Advoca tworzy fakturę ze wszystkich zakończonych, fakturowalnych czynności w sprawie, z właściwą stawką i uzgodnionym rabatem.
Honorarium, koszty i wydatki
Dodają Państwo pozycje faktury według rodzaju, z ilością, ceną jednostkową, stawką VAT i rabatem dla pozycji.
Reżimy VAT z adnotacją ustawową
Stawka podstawowa 21%, odwrotne obciążenie (belg. medecontractant), usługa wewnątrzwspólnotowa, zwolnienie na podstawie art. 44 belgijskiego kodeksu VAT (W.Btw) oraz pomoc prawna z urzędu (pro deo). Przy stawce 0% Advoca umieszcza na fakturze obowiązkową adnotację.
Ustrukturyzowany tytuł przelewu
Każda faktura otrzymuje ważny belgijski ustrukturyzowany tytuł przelewu (gestructureerde mededeling, +++123/4567/89012+++) z cyfrą kontrolną, dzięki czemu płatności łatwo przypisać do faktur.
PDF i UBL
Klient otrzymuje estetyczny PDF z danymi kancelarii, zestawieniem VAT i instrukcją płatności. Dodatkowo powstaje ustrukturyzowany plik UBL (XML) do e-fakturowania.
Faktury korygujące, płatności i przypomnienia
Wystawiają Państwo fakturę korygującą (notę kredytową) do faktury, rejestrują płatności (także częściowe), śledzą saldo do zapłaty i wysyłają przypomnienie na adres e-mail klienta do faktur.
Faktury przechodzą prosty proces: do sprawdzenia → zatwierdzona → wysłana → opłacona. Fakturę można wysłać dopiero po uzupełnieniu danych kancelarii (adres i numer VAT), aby każda faktura zawierała dane wymagane przez prawo. Więcej o fakturowaniu · Peppol i e-fakturowanie w Belgii od 2026 r.
Zarządzanie dokumentami z OCR i wyszukiwaniem pełnotekstowym
Przesyłają Państwo dokumenty do sprawy i porządkują je w folderach (np. korespondencja, postępowanie, dokumenty klienta). Advoca odczytuje tekst każdego dokumentu, także zeskanowanych plików PDF bez warstwy tekstowej, dzięki OCR w języku niderlandzkim, francuskim i angielskim. Następnie każdy dokument można odnaleźć, wyszukując w pełnym tekście, z wyróżnionymi fragmentami. Pobrany plik jest dokładnie taki sam jak przesłany. Więcej o zarządzaniu dokumentami
Windykacja (plan Advanced)
Prowadzą Państwo sprawy windykacyjne ze zleceniodawcą, dłużnikiem i pozycjami według dat: dług, płatność i działanie. Advoca pokazuje saldo do zapłaty i przechowuje wszystko przy zwykłej sprawie. Jak kancelaria windykacyjna korzysta z Advoca
Wyszukiwanie, raporty i pulpit
- Wyszukiwanie globalne (omnisearch): jedno pole wyszukiwania dla kontaktów, spraw i dokumentów.
- Raporty: przedawnienia, plan tygodnia, praca w toku (WIP), czynności według wykonawcy i lista urodzin, z eksportem do CSV.
- Pulpit: to, co dziś wymaga uwagi, np. czynności do kontroli, otwarte kontakty i faktury do sprawdzenia.
Zespół, role i dane kancelarii
Administrator zaprasza współpracowników e-mailem (zaproszenie jest ważne 14 dni) i wybiera ich rolę: współpracownik lub administrator (co może każda rola?). Współpracownik ma dostęp do wszystkiego w kancelarii poza zarządzaniem nią; tylko administrator może zapraszać, zmieniać role lub cofać zaproszenia. Strona Zespół pokazuje dla każdego współpracownika imię i nazwisko, rolę, adres e-mail i numer telefonu. Na stronie Dane kancelarii administrator zarządza adresem, numerem VAT, numerem w belgijskim rejestrze przedsiębiorstw (KBO), IBAN i BIC (z weryfikacją IBAN i numeru VAT), abonamentem oraz metodą płatności. Sprawę poufną zastrzegają Państwo, wskazując uprawnionych użytkowników: wtedy widzą ją tylko oni i administratorzy.
Bezpieczeństwo i tajemnica zawodowa
Każda kancelaria jest odizolowana od wszystkich pozostałych na poziomie bazy danych (row-level security). Zmiany są zapisywane w dzienniku audytu. Kopie zapasowe są szyfrowane i przechowywane w UE w sposób niemodyfikowalny, a następnie automatycznie odtwarzane w celu sprawdzenia, że działają. Dowiedz się, jak Advoca chroni Państwa dane