Was ist Advoca?
Advoca ist eine Kanzleisoftware (auch Kanzleimanagement- oder Anwaltssoftware genannt) für Rechtsanwälte und Anwaltskanzleien in Belgien. Sie arbeiten im Browser, ohne Installation, am Computer, Tablet oder Smartphone. Jede Kanzlei hat ihre eigene, streng abgeschottete Umgebung. Advoca unterstützt derzeit Kanzleien in Belgien. Die Unterstützung für Frankreich, das Vereinigte Königreich, Polen und Deutschland ist in Vorbereitung.
Advoca bietet drei Pakete pro Nutzer und Monat (zzgl. USt.): Core 69 €, Advanced 99 € und Advanced+ 119 €. Jede neue Kanzlei kann Advoca 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungskarte. Pakete ansehen.
Aktenverwaltung mit Akten-ID und Kollisionsprüfung
Automatische Akten-ID
Jede neue Akte erhält eine eindeutige Nummer nach einem festen Schema, zum Beispiel G2610001 (Präfix, Jahr, Monat, laufende Nummer). So spricht die ganze Kanzlei dieselbe Sprache.
Parteien mit Rollen
Verknüpfen Sie Kontakte mit einer Akte als Mandant, Gegenpartei, Anwalt der Gegenpartei oder in einer anderen Rolle. Ein Kontakt kann in mehreren Akten vorkommen.
Kollisionsprüfung
Fügen Sie eine Partei hinzu, die in einer anderen Akte auf der Gegenseite steht, zeigt Advoca sofort, welche Akte die Interessenkollision verursacht. Eine bewusste Ausnahme wird im Audit-Trail festgehalten.
Fristen, Termine und Verjährungen
Erfassen Sie pro Akte Fristen, Verhandlungstermine und Verjährungsdaten. Der Bericht Verjährungen und die Wochenagenda zeigen, was ansteht.
Honorarvereinbarungen pro Akte
Fester Stundensatz, Aktenprozentsatz, Rabatt, ein Budget mit Alarmschwelle oder eine Pauschale: Die Vereinbarung steht bei der Akte und wird bei der Rechnungsstellung angewendet.
Weblinks und Notizen
Speichern Sie nützliche Links (Rechtsprechung, Portale, freigegebene Ordner) und Kontaktmomente bei der Akte oder beim Kontakt.
Mehr über Aktenverwaltung und Kollisionsprüfung
Zeiterfassung: Leistungen, Timer und Tagesübersicht
Leistungen pro Akte
Erfassen Sie gearbeitete und abrechenbare Minuten mit Beschreibung und Tätigkeitscode. Nicht abrechenbare Arbeit bleibt sichtbar, ohne auf der Rechnung zu erscheinen.
Timer
Starten Sie einen Timer pro Akte und wandeln Sie ihn in eine Leistung um. Die Zeit wird auf Einheiten von 6 Minuten gerundet.
Tagesübersicht mit Lückenanalyse
Eine Tagesübersicht auf einer Zeitleiste zeigt, welche Stunden erfasst sind und wo Lücken bestehen, damit keine Arbeit verloren geht.
Kontrolle durch Kollegen
Leistungen und Aufgaben können „zur Kontrolle“ an einen Prüfer gehen, der sie freigibt, bevor sie abgerechnet werden.
Leistungen zu einer Aufgabe
Eine Aufgabe kann verknüpfte Leistungen haben und zeigt deren Gesamtzeit. Starten Sie aus der Aufgabe einen Timer oder klicken Sie auf + Leistung; abgerechnet wird wie immer über die Leistungen.
Mehr über die Zeiterfassung für Rechtsanwälte
Belgische Rechnungsstellung (Paket Advanced)
Rechnung aus nicht abgerechneten Leistungen
Mit einem Klick erstellt Advoca eine Rechnung aus allen abgeschlossenen, abrechenbaren Leistungen der Akte, mit dem richtigen Satz und dem vereinbarten Rabatt.
Honorar, Kosten und Auslagen
Fügen Sie Rechnungspositionen nach Art hinzu, mit Menge, Einzelpreis, USt-Satz und Positionsrabatt.
USt-Regelungen mit gesetzlichem Vermerk
Normalsatz 21 %, Umkehr der Steuerschuldnerschaft (medecontractant), innergemeinschaftliche Dienstleistung, Befreiung nach Art. 44 des belgischen Mehrwertsteuergesetzbuchs (W.Btw) und Pro-deo. Bei 0 % setzt Advoca den vorgeschriebenen Vermerk auf die Rechnung.
Strukturierte Mitteilung
Jede Rechnung erhält eine gültige belgische strukturierte Zahlungsreferenz (gestructureerde mededeling, +++123/4567/89012+++) mit Prüfziffer, sodass sich Zahlungen einfach zuordnen lassen.
PDF und UBL
Der Mandant erhält ein sauberes PDF mit Ihren Kanzleidaten, USt-Aufschlüsselung und Zahlungsanweisungen. Dazu gibt es eine strukturierte UBL-Datei (XML) für die E-Rechnung.
Gutschrift, Zahlungen und Mahnungen
Erstellen Sie eine Gutschrift zu einer Rechnung, erfassen Sie (Teil-)Zahlungen, verfolgen Sie den offenen Saldo und senden Sie eine Zahlungserinnerung an die Rechnungsadresse des Mandanten.
Rechnungen durchlaufen einen einfachen Ablauf: zu prüfen → freigegeben → versendet → bezahlt. Eine Rechnung kann erst versendet werden, wenn Ihre Kanzleidaten (Adresse und USt-IdNr.) ausgefüllt sind, damit jede Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Mehr über die Rechnungsstellung · Peppol und E-Rechnung 2026
Dokumentenverwaltung mit OCR und Volltextsuche
Laden Sie Schriftstücke pro Akte hoch und ordnen Sie sie in Ordnern (zum Beispiel Korrespondenz, Verfahren, Unterlagen des Mandanten). Advoca liest den Text jedes Dokuments, auch von gescannten PDFs ohne Textebene, dank OCR auf Niederländisch, Französisch und Englisch. Anschließend finden Sie jedes Schriftstück über eine Volltextsuche wieder, mit hervorgehobenen Textstellen. Ein Download liefert genau dieselbe Datei, die Sie hochgeladen haben. Mehr über die Dokumentenverwaltung
Inkasso (Paket Advanced)
Verfolgen Sie Inkassoakten mit Auftraggeber, Schuldner und datierten Posten: Forderung, Zahlung und Maßnahme. Advoca zeigt den offenen Saldo und hält alles bei der normalen Akte. So nutzt eine Inkassopraxis Advoca
Suche, Berichte und Dashboard
- Omnisearch: ein Suchfeld für Kontakte, Akten und Dokumente.
- Berichte: Verjährungen, Wochenagenda, laufende Arbeit (WIP), Leistungen pro Bearbeiter und Geburtstage, mit Export als CSV.
- Dashboard: was heute Aufmerksamkeit erfordert, etwa Leistungen zur Kontrolle, offene Kontaktmomente und Rechnungen, die geprüft werden müssen.
Team, Rollen und Kanzleidaten
Der Administrator lädt Kollegen per E-Mail ein (die Einladung ist 14 Tage gültig) und wählt ihre Rolle: Mitarbeiter oder Administrator (was darf jede Rolle?). Ein Mitarbeiter arbeitet in allem, was die Kanzlei betrifft, außer ihrer Verwaltung; nur ein Administrator kann einladen, Rollen ändern oder Einladungen widerrufen. Die Seite Team zeigt für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter den vollständigen Namen, die Rolle, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer. Auf der Seite Kanzleidaten verwaltet der Administrator Adresse, USt-IdNr., Unternehmensnummer (KBO-nummer), IBAN und BIC (mit Prüfung von IBAN und USt-IdNr.), das Abonnement und die Zahlungsmethode. Eine sensible Akte schützen Sie mit Berechtigten: Dann sehen nur diese und die Administratoren die Akte.
Sicherheit und Berufsgeheimnis
Jede Kanzlei ist auf Datenbankebene von allen anderen Kanzleien abgeschottet (Row-Level Security). Änderungen werden in einem Audit-Trail protokolliert. Backups werden verschlüsselt und unveränderbar in der EU gespeichert und automatisch wiederhergestellt, um zu prüfen, dass sie funktionieren. Lesen Sie, wie Advoca Ihre Daten schützt
Bank, CODA und Anderkonto
CODA-Auszüge einlesen
Laden Sie die CODA-Dateien von KBC, BNP Paribas Fortis, Belfius, ING oder einer anderen belgischen Bank hoch. Eine Zahlung mit der richtigen strukturierten Mitteilung wird sofort auf die Rechnung gebucht; doppeltes Hochladen bucht nichts doppelt.
Zahlungsabgleich
Ohne Mitteilung schlägt Advoca nach Betrag, Rechnungsnummer oder der Summe der Rechnungen eines Kunden vor. Teil- und Überzahlungen werden markiert.
Fremdgeld je Akte
Eingänge, Auszahlungen und Überträge auf Honorar je Akte. Eine Auszahlung über den Saldo ist unmöglich; ein Übertrag auf Honorar nur für eine nummerierte Rechnung und mit festgehaltener Zustimmung des Mandanten.
Zwei-Monats-Regel und Abrechnung
Gelder, die länger als zwei Monate auf dem Anderkonto liegen, werden markiert (Art. 446quater belg. Ger.Gb.). Die Abrechnung für den Mandanten entsteht mit einem Klick, in Word und PDF.
Kalender, Google Kalender und Outlook
Tages-, Wochen- und Monatsansicht
Termine mit Uhrzeit und Ort, Fristen, Aufgaben und Besprechungen in einem Kalender, eine Farbe pro Person, mit Erinnerungen.
Mit Google oder Outlook verbinden
Ihre Termine und Fristen erscheinen in Ihrem eigenen Kalender; verschieben Sie dort einen, wird er auch in Advoca verschoben. Oder abonnieren Sie Ihren persönlichen ICS-Link.
Briefe aus Word-Vorlagen
Vorlagen mit Variablen
Laden Sie Ihre Word-Vorlagen mit Variablen wie dem Namen des Mandanten, dem Aktenzeichen oder dem Gericht hoch, auch mit eigenen Feldern der Kanzlei. Unbekannte Variablen werden sofort gemeldet.
Ein Brief mit einem Klick
Vorlage, Empfänger und Sprache wählen, Vorschau prüfen und den Brief in Word und PDF bei der Akte speichern.
E-Mail in der Akte
Eine E-Mail-Adresse pro Akte
Senden oder leiten Sie an die Adresse der Akte weiter: Die E-Mail und jeder Anhang werden Dokumente der Akte, durchsuchbar.
Kanzleiadresse mit automatischer Ablage
Eine Mail an die Kanzleiadresse wird anhand der Aktennummer, desselben Verlaufs oder einer bekannten Partei selbst abgelegt; sonst wartet sie im Posteingang mit Vorschlägen.
Sammelfakturierung und Export für den Steuerberater
Sammelfakturierung
Erstellen Sie in einem Durchgang Rechnungsentwürfe für alle Akten mit nicht abgerechneter Arbeit, auch eine Rechnung über mehrere Akten desselben Mandanten. Freigeben und versenden im Paket; die Nummerierung bleibt lückenlos.
Export für den Steuerberater
Verkaufsjournal pro Monat oder Quartal mit den USt-Rastern, Kundenliste und Zahlungen in Excel, dazu die E-Rechnung (UBL) jeder Rechnung als ZIP.
Sicherheit und Verwaltung
Anmeldung in zwei Schritten
Mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes; die Verwaltung kann sie für die ganze Kanzlei vorschreiben. Sitzungen auf anderen Geräten einsehen und beenden.
Prüfprotokoll und eigene Felder
Jede Änderung an Rechnungen, Kontakten, Akten und Zugriffen, mit wer und wann. Eigene Felder bei Kontakten und Akten.