Dwie role w skrócie
| Rola | Dla kogo | Widzi i edytuje | Zarządza kancelarią |
|---|---|---|---|
| Współpracownik | Każdy, kto pracuje przy sprawach: adwokaci, aplikanci, sekretariat, księgowość | Wszystkie kontakty, sprawy, zadania, czynności, dokumenty i faktury kancelarii, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych, do których nie ma uprawnień | Nie |
| Administrator | Wspólnik lub office manager zarządzający kancelarią | Wszystko, w tym zawsze wszystkie sprawy, także zastrzeżone | Tak: zespół, dane kancelarii, abonament i metoda płatności |
Są tylko dwie role. Różnią się wyłącznie zarządzaniem kancelarią. To, kto widzi daną sprawę, ustawiają Państwo w każdej sprawie osobno, przez dostęp do spraw.
Co może współpracownik?
- Tworzyć i edytować kontakty i sprawy, dodawać strony (z automatyczną kontrolą konfliktu interesów).
- Rejestrować czynności, korzystać ze stoperów, tworzyć zadania i przekazywać je do kontroli.
- Przesyłać, wyszukiwać (także w zeskanowanych dokumentach) i otwierać dokumenty.
- Księgować koszty w sprawie; przygotowywać, zatwierdzać i wysyłać faktury oraz rejestrować płatności (w planie Advanced lub wyższym).
- Przeglądać i eksportować raporty.
- Zastrzec sprawę: wskazać uprawnionych użytkowników oraz wyłącznego administratora lub współpracownika.
- Zmieniać własne imię i nazwisko oraz numer telefonu na stronie Zespół.
Co może tylko administrator?
- Zapraszać współpracowników i cofać zaproszenia.
- Zmieniać rolę, imię i nazwisko oraz numer telefonu współpracowników. W kancelarii zawsze pozostaje co najmniej jeden administrator.
- Uzupełniać Dane kancelarii: adres, numer VAT, numer KBO, IBAN i BIC (potrzebne do wysyłania faktur).
- Wybierać lub zmieniać abonament, dodawać lub zmieniać metodę płatności oraz przedłużać lub kończyć zniżkę studencką.
- Zawsze widzieć wszystkie sprawy, także zastrzeżone.
Dostęp do spraw: uprawnieni użytkownicy oraz wyłączny administrator lub współpracownik
Domyślnie każdą sprawę widzi cała kancelaria. W przypadku sprawy poufnej wskazują Państwo w sprawie uprawnionych użytkowników, a w razie potrzeby także wyłącznego administratora lub wyłącznego współpracownika.
- Brak uprawnionych użytkowników i brak wyłącznego administratora lub współpracownika: sprawę widzi cała kancelaria.
- Są uprawnieni użytkownicy lub wyłączny administrator albo współpracownik: sprawę widzą tylko te osoby i wszyscy administratorzy, wraz ze wszystkim, co się z nią wiąże: dokumentami, czynnościami, zadaniami i fakturami.
- Ograniczenie jest egzekwowane na serwerze, także w wyszukiwarce, w bezpośrednich linkach i w raportach. Osoba bez uprawnień nigdzie tej sprawy nie znajdzie.
- Dostęp może ustawić każdy, kto widzi sprawę. Współpracownik nie może przy tym odebrać dostępu samemu sobie.
Kto zostaje administratorem?
Osoba, która zakłada nową kancelarię, automatycznie zostaje jej administratorem. Przy każdym zaproszeniu administrator wybiera rolę: współpracownik lub administrator. Warto mieć drugiego administratora, np. drugiego wspólnika lub office managera.