Die zwei Rollen auf einen Blick
| Rolle | Gedacht für | Sieht und bearbeitet | Verwaltet die Kanzlei |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter | Alle, die in den Akten arbeiten: Rechtsanwälte, Referendare, Sekretariat, Buchhaltung | Alle Kontakte, Akten, Aufgaben, Leistungen, Dokumente und Rechnungen der Kanzlei, außer geschützten Akten, für die er oder sie nicht berechtigt ist | Nein |
| Administrator | Der Partner oder Office Manager, der die Kanzlei verwaltet | Alles, und immer alle Akten, auch geschützte | Ja: Team, Kanzleidaten, Abonnement und Zahlungsmethode |
Es gibt nur zwei Rollen. Der Unterschied liegt allein in der Verwaltung der Kanzlei. Wer welche Akte sieht, regeln Sie pro Akte über den Aktenzugriff.
Was kann ein Mitarbeiter?
- Kontakte und Akten anlegen und bearbeiten, Parteien hinzufügen (mit automatischer Kollisionsprüfung).
- Leistungen erfassen, Timer verwenden, Aufgaben anlegen und zur Kontrolle senden.
- Dokumente hochladen, durchsuchen (auch gescannte Schriftstücke) und öffnen.
- Kosten auf einer Akte buchen; Rechnungen erstellen, freigeben, mailen und Zahlungen erfassen (mit dem Paket Advanced oder höher).
- Berichte ansehen und exportieren.
- Eine Akte schützen: Berechtigte sowie einen exklusiven Administrator oder Mitarbeiter festlegen.
- Den eigenen Namen und die eigene Telefonnummer auf der Seite Team ändern.
Was kann nur der Administrator?
- Kollegen einladen und Einladungen widerrufen.
- Rolle, Name und Telefonnummer von Kollegen ändern. Es bleibt immer mindestens ein Administrator.
- Kanzleidaten ausfüllen: Adresse, USt-IdNr., Unternehmensnummer (KBO), IBAN und BIC (nötig, um Rechnungen zu versenden).
- Das Abonnement wählen oder ändern, die Zahlungsmethode hinzufügen oder verwalten und den Studentenrabatt verlängern oder beenden.
- Immer alle Akten sehen, auch geschützte.
Aktenzugriff: Berechtigte und exklusiver Administrator oder Mitarbeiter
Standardmäßig sieht die ganze Kanzlei jede Akte. Für eine sensible Akte legen Sie in der Akte Berechtigte fest und bei Bedarf einen exklusiven Administrator oder exklusiven Mitarbeiter.
- Keine Berechtigten und kein exklusiver Administrator oder Mitarbeiter: Die ganze Kanzlei sieht die Akte.
- Berechtigte oder ein exklusiver Administrator oder Mitarbeiter: Nur diese Personen und alle Administratoren sehen die Akte und alles, was dazugehört: Dokumente, Leistungen, Aufgaben und Rechnungen.
- Der Server setzt das durch, auch in der Suche, bei direkten Links und in Berichten. Wer nicht berechtigt ist, findet die Akte nirgends.
- Jeder, der die Akte sieht, kann den Zugriff festlegen. Ein Mitarbeiter kann sich dabei nicht selbst aussperren.
Wer wird Administrator?
Wer eine neue Kanzlei anlegt, ist automatisch Administrator. Bei jeder Einladung wählt der Administrator die Rolle: Mitarbeiter oder Administrator. Ein zweiter Administrator ist sinnvoll, zum Beispiel ein zweiter Partner oder der Office Manager.