Waarom tijdregistratie het hart van een advocatenkantoor is
Bij uurtariefafspraken is een prestatie die niet geregistreerd is, een prestatie die niet gefactureerd wordt. Ook bij forfaits wilt u weten hoeveel tijd een dossier kost. Advoca maakt registreren zo snel mogelijk en toont waar er tijd ontbreekt.
Prestaties per dossier
Een prestatie heeft een dossier, een datum, gewerkte minuten, factureerbare minuten, een omschrijving en een taakcode (bijvoorbeeld behandeling, opstellen brief). Niet-factureerbaar werk registreert u ook: het telt mee in uw overzichten, maar komt niet op de factuur.
Timers die afronden per 6 minuten
Start een timer wanneer u aan een dossier begint, bijvoorbeeld bij een telefoon met een cliënt. Stopt u, dan zet Advoca de tijd om in een prestatie, afgerond per eenheid van 6 minuten (een tiende van een uur), de gangbare eenheid in advocatenkantoren.
Dagoverzicht: zie waar uw dag naartoe ging
Het dagoverzicht op de pagina Prestaties toont uw dag op een tijdlijn met de geregistreerde prestaties en de gaten ertussen. Zo ziet u op het einde van de dag welke uren nog geen dossier hebben. Dagtotalen tonen gewerkte en factureerbare tijd.
Controle voor facturatie
Een prestatie of taak kan ter controle naar een collega (bijvoorbeeld de dossierverantwoordelijke) gaan. Die keurt goed of past aan. Het dashboard toont hoeveel prestaties op uw controle wachten.
Prestaties bij een taak
Een taak kan gekoppelde prestaties hebben en toont hun totale tijd. Vanuit de taak start u een timer of voegt u met + Prestatie meteen een prestatie toe; op de pagina Prestaties kiest u optioneel de taak. Gefactureerd wordt zoals altijd op de prestaties.
Taakcodes en omschrijvingen
Met taakcodes (bijvoorbeeld behandeling, opstellen brief, rappel) houdt u prestaties uniform, zodat rapporten per soort werk kloppen en facturen begrijpelijk zijn voor de cliënt. De omschrijving van de prestatie komt op de factuur.
Drie gewoontes die tijd opleveren
- Timer bij elk telefoontje: korte gesprekken zijn de prestaties die het vaakst verloren gaan.
- Dagoverzicht voor u naar huis gaat: vul de gaten in terwijl u ze nog weet.
- Maandelijks het onderhanden werk bekijken: het WIP-rapport toont welke dossiers klaar zijn om te factureren.
Rapporten
| Rapport | Wat het toont |
|---|---|
| Prestaties per prestant | Geregistreerde tijd per advocaat of medewerker over een periode, exporteerbaar naar CSV |
| Onderhanden werk (WIP) | Afgewerkte, factureerbare prestaties die nog niet gefactureerd zijn, per dossier |
| Weekagenda | Termijnen en zittingen van de komende week |