Warum die Zeiterfassung das Herz einer Anwaltskanzlei ist
Bei Stundensatzvereinbarungen gilt: Eine Leistung, die nicht erfasst wird, wird auch nicht abgerechnet. Auch bei Pauschalen möchten Sie wissen, wie viel Zeit eine Akte kostet. Advoca macht das Erfassen so schnell wie möglich und zeigt, wo Zeit fehlt.
Leistungen pro Akte
Eine Leistung hat eine Akte, ein Datum, gearbeitete Minuten, abrechenbare Minuten, eine Beschreibung und einen Tätigkeitscode (zum Beispiel Bearbeitung, Briefentwurf). Auch nicht abrechenbare Arbeit erfassen Sie: Sie zählt in Ihren Übersichten mit, erscheint aber nicht auf der Rechnung.
Timer, die auf 6 Minuten runden
Starten Sie einen Timer, wenn Sie mit einer Akte beginnen, zum Beispiel bei einem Telefonat mit einem Mandanten. Halten Sie ihn an, wandelt Advoca die Zeit in eine Leistung um, gerundet auf Einheiten von 6 Minuten (eine Zehntelstunde), die in Anwaltskanzleien übliche Einheit.
Tagesübersicht: sehen, wohin Ihr Tag gegangen ist
Die Tagesübersicht auf der Seite Leistungen zeigt Ihren Tag auf einer Zeitleiste mit den erfassten Leistungen und den Lücken dazwischen. So sehen Sie am Ende des Tages, welche Stunden noch keiner Akte zugeordnet sind. Tagessummen zeigen gearbeitete und abrechenbare Zeit.
Kontrolle vor der Abrechnung
Eine Leistung oder Aufgabe kann zur Kontrolle an einen Kollegen (zum Beispiel den Aktenverantwortlichen) gehen. Dieser gibt sie frei oder passt sie an. Das Dashboard zeigt, wie viele Leistungen auf Ihre Kontrolle warten.
Leistungen zu einer Aufgabe
Eine Aufgabe kann verknüpfte Leistungen haben und zeigt deren Gesamtzeit. Aus der Aufgabe starten Sie einen Timer oder fügen mit + Leistung direkt eine Leistung hinzu; auf der Seite Leistungen wählen Sie optional die Aufgabe. Abgerechnet wird wie immer über die Leistungen.
Tätigkeitscodes und Beschreibungen
Mit Tätigkeitscodes (zum Beispiel Bearbeitung, Briefentwurf, Erinnerung) halten Sie Leistungen einheitlich, sodass Berichte pro Tätigkeitsart stimmen und Rechnungen für den Mandanten verständlich sind. Die Beschreibung der Leistung erscheint auf der Rechnung.
Drei Gewohnheiten, die Zeit einbringen
- Timer bei jedem Telefonat: Kurze Gespräche sind die Leistungen, die am häufigsten verloren gehen.
- Tagesübersicht vor dem Feierabend: Füllen Sie die Lücken, solange Sie sich noch erinnern.
- Monatlich die laufende Arbeit prüfen: Der WIP-Bericht zeigt, welche Akten abrechnungsreif sind.
Berichte
| Bericht | Was er zeigt |
|---|---|
| Leistungen pro Bearbeiter | Erfasste Zeit pro Rechtsanwalt oder Mitarbeitenden über einen Zeitraum, exportierbar als CSV |
| Laufende Arbeit (WIP) | Abgeschlossene, abrechenbare Leistungen, die noch nicht abgerechnet sind, pro Akte |
| Wochenagenda | Fristen und Verhandlungstermine der kommenden Woche |