Dlaczego rejestracja czasu jest sercem kancelarii prawnej
Przy rozliczeniu godzinowym niezarejestrowana czynność to czynność niezafakturowana. Również przy ryczałtach warto wiedzieć, ile czasu pochłania sprawa. Advoca sprawia, że rejestracja jest jak najszybsza, i pokazuje, gdzie brakuje czasu.
Czynności w ramach sprawy
Czynność ma sprawę, datę, przepracowane minuty, fakturowalne minuty, opis i kod zadania (np. prowadzenie sprawy, sporządzenie pisma). Pracę niefakturowalną również Państwo rejestrują: jest uwzględniana w zestawieniach, ale nie trafia na fakturę.
Stopery zaokrąglające do 6 minut
Uruchamiają Państwo stoper, gdy zaczynają pracę nad sprawą, np. przy rozmowie telefonicznej z klientem. Po zatrzymaniu Advoca zamienia czas w czynność, zaokrągloną do jednostki 6 minut (jednej dziesiątej godziny), czyli jednostki powszechnie stosowanej w kancelariach.
Przegląd dnia: zobacz, na co poszedł Twój dzień
Przegląd dnia na stronie Czynności pokazuje Państwa dzień na osi czasu z zarejestrowanymi czynnościami i lukami między nimi. Pod koniec dnia widać, które godziny nie mają jeszcze przypisanej sprawy. Sumy dzienne pokazują czas przepracowany i fakturowalny.
Kontrola przed fakturowaniem
Czynność lub zadanie może trafić do kontroli do współpracownika (np. osoby odpowiedzialnej za sprawę). Ten zatwierdza je lub poprawia. Pulpit pokazuje, ile czynności czeka na Państwa kontrolę.
Czynności przy zadaniu
Zadanie może mieć powiązane czynności i pokazuje ich łączny czas. Z poziomu zadania uruchamiają Państwo stoper lub od razu dodają czynność przyciskiem + Czynność; na stronie Czynności można opcjonalnie wybrać zadanie. Fakturowanie nadal opiera się na czynnościach.
Kody zadań i opisy
Dzięki kodom zadań (np. prowadzenie sprawy, sporządzenie pisma, monit) czynności są jednolite, raporty według rodzaju pracy są rzetelne, a faktury zrozumiałe dla klienta. Opis czynności trafia na fakturę.
Trzy nawyki, które przynoszą czas
- Stoper przy każdej rozmowie telefonicznej: krótkie rozmowy to czynności, które najczęściej przepadają.
- Przegląd dnia przed wyjściem z biura: uzupełnij luki, póki je pamiętasz.
- Comiesięczny przegląd pracy w toku: raport WIP pokazuje, które sprawy są gotowe do zafakturowania.
Raporty
| Raport | Co pokazuje |
|---|---|
| Czynności według wykonawcy | Zarejestrowany czas każdego adwokata lub współpracownika w danym okresie, z eksportem do CSV |
| Praca w toku (WIP) | Zakończone, fakturowalne czynności, które nie zostały jeszcze zafakturowane, według spraw |
| Plan tygodnia | Terminy i rozprawy w nadchodzącym tygodniu |