Hoe maakt u een factuur in Advoca?
- Registreer prestaties in het dossier (rechtstreeks of via een timer). Afgewerkte, factureerbare prestaties staan klaar als "ongefactureerd".
- Klik in het dossier op Factuur opstellen. Advoca bundelt de prestaties, past het tarief en de korting uit de ereloonafspraak toe en geeft de factuur een nummer zoals F2026-001.
- Kosten die u op het dossier boekte (rolrecht, brieven, aangetekende zendingen, …) gaan automatisch mee. Voeg indien nodig nog lijnen toe: met de snelknoppen + Rolrecht, + Brief, + Aangetekende zending en + Andere kost, of vrij als ereloon, kost of verschot met hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief en lijnkorting.
- Keur de factuur goed. Met ✉ Mail factuur krijgt de klant de PDF en het UBL-bestand per e-mail, verstuurd namens uw kantoor; antwoorden komen bij uw facturatie-e-mailadres terecht. U kunt de bestanden ook downloaden en zelf versturen.
- Registreer de betaling. Bij volledige betaling wordt de factuur automatisch betaald.
Kosten boeken op het dossier, zodra ze gebeuren
Op het tabblad Kosten van een dossier boekt u een kost op het moment dat hij gebeurt: het rolrecht bij de inleiding, een aangetekende zending, een brief, een kost van een gerechtsdeurwaarder. Elke kost blijft als nog te factureren op het dossier staan en komt automatisch op de volgende factuur van dat dossier. Haalt u de lijn weer van een factuur in opmaak, dan staat de kost opnieuw klaar voor later.
| Snelknop | Soort | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Rolrecht | Verschot (doorgerekend) | geen | Vast bedrag per rechtscollege: € 50 (vredegerecht, politierechtbank), € 165 (rechtbank van eerste aanleg, ondernemingsrechtbank, arbeidsrechtbank), € 400 (hof van beroep, arbeidshof), € 650 (Hof van Cassatie) |
| Brief | Kantoorkost | 21 % | Uw eigen prijs per brief; Advoca onthoudt hem |
| Aangetekende zending | Kantoorkost | 21 % | Uw eigen prijs per zending; Advoca onthoudt hem |
| Andere kost | Kost of verschot (naar keuze) | 21 %, 6 % of 0 % | Vrije omschrijving en bedrag |
Eén knop: Download factuur
⬇ Download factuur geeft u in één zip-bestand de PDF (voor de klant en uw archief) en het UBL-bestand (voor Peppol of uw boekhouder).
Welke btw-regimes ondersteunt Advoca?
Sinds 1 januari 2014 zijn Belgische advocaten btw-plichtig. Advoca kent de regimes die in een advocatenpraktijk voorkomen. Kiest u een regime met 0 %, dan zet Advoca de wettelijke vermelding op de factuur:
| Regime | Tarief | Vermelding op de factuur |
|---|---|---|
| Normaal | 21 % | — |
| Btw verlegd (medecontractant) | 0 % | Btw verlegd — medecontractant, art. 20 KB nr. 1 |
| Intracommunautaire dienst | 0 % | Vrijgesteld van btw — intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.Btw |
| Vrijgesteld | 0 % | Vrijgesteld van btw, art. 44 W.Btw |
| Pro deo / juridische tweedelijnsbijstand | 0 % | Pro deo — juridische tweedelijnsbijstand, geen btw |
Het standaardregime stelt u in per klant (relatie) en kunt u per factuur wijzigen. Op de factuur staat een btw-uitsplitsing per tarief: maatstaf van heffing en btw-bedrag voor elk tarief, zoals de wet vraagt.
Wat staat er op de PDF-factuur?
- Uw kantoor: naam, adres, btw-nummer, KBO-nummer, telefoon en e-mail (uit Kantoorgegevens).
- De klant: naam, adres en btw-nummer uit de relatie.
- Factuurnummer, datum, vervaldag en DossierID.
- De lijnen, het subtotaal, de btw-uitsplitsing per tarief en het totaal.
- De betaalinstructie met uw IBAN en BIC en de gestructureerde mededeling.
Gestructureerde mededeling en betalingsopvolging
Elke factuur krijgt een Belgische gestructureerde mededeling (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) met een geldig controlegetal modulo 97. U registreert betalingen, ook deelbetalingen; Advoca toont het openstaande bedrag. Een overzicht toont vervallen facturen. Met één klik mailt Advoca een herinnering naar het facturatie-e-mailadres van de klant, met het openstaand saldo, uw IBAN en de gestructureerde mededeling, en de factuur als PDF in bijlage. Advoca telt de herinneringen per factuur.
Creditnota's
Moet een factuur (deels) rechtgezet worden, dan maakt u er een creditnota van. De creditnota krijgt een eigen nummer (bijvoorbeeld CN2026-001) en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
UBL en Peppol
Naast de PDF maakt Advoca van elke factuur en creditnota een gestructureerd UBL-bestand (XML) met leverancier (uw btw-nummer en adres), klant, lijnen, btw, totaal, gestructureerde mededeling en uw IBAN. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtigen onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen, standaard via Peppol. Advoca verstuurt vandaag zelf nog niet via het Peppol-netwerk: u gebruikt daarvoor een Peppol-access-point naar keuze. Lees de volledige Peppol-gids voor advocaten.
Ereloonafspraken die meetellen
Per dossier legt u vast hoe u factureert: een vast uurtarief, een dossierpercentage, een korting, een maximumbudget met een alarmpercentage, of een forfait. Bij het opstellen van de factuur gebruikt Advoca die afspraak, zodat niemand ze moet opzoeken.