Wie erstellen Sie eine Rechnung in Advoca?
- Erfassen Sie Leistungen in der Akte (direkt oder über einen Timer). Abgeschlossene, abrechenbare Leistungen stehen als „nicht abgerechnet“ bereit.
- Klicken Sie in der Akte auf Rechnung erstellen. Advoca bündelt die Leistungen, wendet Satz und Rabatt aus der Honorarvereinbarung an und vergibt eine Rechnungsnummer wie F2026-001.
- Kosten, die Sie auf der Akte gebucht haben (Gerichtsgebühr, Briefe, Einschreiben, …), werden automatisch übernommen. Fügen Sie bei Bedarf weitere Positionen hinzu: mit den Schnellschaltflächen + Gerichtsgebühr, + Brief, + Einschreiben und + Sonstige Kosten oder frei als Honorar, Kosten oder Auslagen mit Menge, Einzelpreis, USt-Satz und Positionsrabatt.
- Geben Sie die Rechnung frei. Mit ✉ Rechnung mailen erhält der Mandant das PDF und die UBL-Datei per E-Mail, im Namen Ihrer Kanzlei versendet; Antworten gehen an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse. Sie können die Dateien auch herunterladen und selbst versenden.
- Erfassen Sie die Zahlung. Bei vollständiger Zahlung erhält die Rechnung automatisch den Status bezahlt.
Kosten auf der Akte buchen, sobald sie anfallen
Auf der Registerkarte Kosten einer Akte buchen Sie Kosten in dem Moment, in dem sie anfallen: die Gerichtsgebühr (rolrecht, die Eintragungsgebühr bei Klageeinreichung), ein Einschreiben, einen Brief, Kosten eines Gerichtsvollziehers. Jede Kostenposition bleibt als noch abzurechnen auf der Akte stehen und erscheint automatisch auf der nächsten Rechnung dieser Akte. Entfernen Sie die Position wieder aus einer Rechnung im Entwurf, steht sie erneut für später bereit.
| Schnellschaltfläche | Art | USt. | Betrag |
|---|---|---|---|
| Gerichtsgebühr | Auslage (weiterberechnet) | keine | Fester Betrag je Gericht: 50 € (Friedensgericht, Polizeigericht), 165 € (Gericht erster Instanz, Unternehmensgericht, Arbeitsgericht), 400 € (Appellationshof, Arbeitsgerichtshof), 650 € (Kassationshof) |
| Brief | Kanzleikosten | 21 % | Ihr eigener Preis pro Brief; Advoca merkt ihn sich |
| Einschreiben | Kanzleikosten | 21 % | Ihr eigener Preis pro Sendung; Advoca merkt ihn sich |
| Sonstige Kosten | Kosten oder Auslage (nach Wahl) | 21 %, 6 % oder 0 % | Freie Beschreibung und Betrag |
Eine Schaltfläche: Rechnung herunterladen
⬇ Rechnung herunterladen liefert Ihnen in einer ZIP-Datei das PDF (für den Mandanten und Ihr Archiv) und die UBL-Datei (für Peppol oder Ihren Buchhalter).
Welche USt-Regelungen unterstützt Advoca?
Seit dem 1. Januar 2014 sind belgische Rechtsanwälte umsatzsteuerpflichtig. Advoca kennt die Regelungen, die in einer Anwaltspraxis vorkommen. Wählen Sie eine Regelung mit 0 %, setzt Advoca den gesetzlichen Vermerk auf die Rechnung. Diese Vermerke erzeugt Advoca derzeit auf Niederländisch:
| Regelung | Satz | Vermerk auf der Rechnung (Niederländisch) | Übersetzung |
|---|---|---|---|
| Normal | 21 % | — | — |
| Umkehr der Steuerschuldnerschaft (medecontractant) | 0 % | Btw verlegd — medecontractant, art. 20 KB nr. 1 | USt. verlagert — Leistungsempfänger als Steuerschuldner, Art. 20 KE Nr. 1 |
| Innergemeinschaftliche Dienstleistung | 0 % | Vrijgesteld van btw — intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.Btw | Von der USt. befreit — innergemeinschaftliche Dienstleistung, Art. 21 § 2 MwStGB |
| Befreit | 0 % | Vrijgesteld van btw, art. 44 W.Btw | Von der USt. befreit, Art. 44 MwStGB |
| Pro-deo / juristischer Beistand der zweiten Linie (juridische tweedelijnsbijstand) | 0 % | Pro deo — juridische tweedelijnsbijstand, geen btw | Pro-deo — juristischer Beistand der zweiten Linie, keine USt. |
Die Standardregelung legen Sie pro Mandant (Kontakt) fest und können sie pro Rechnung ändern. Auf der Rechnung steht eine USt-Aufschlüsselung pro Satz: Bemessungsgrundlage und USt-Betrag für jeden Satz, wie es das Gesetz verlangt.
Was steht auf der PDF-Rechnung?
- Ihre Kanzlei: Name, Adresse, USt-IdNr., Unternehmensnummer (KBO), Telefon und E-Mail (aus den Kanzleidaten).
- Der Mandant: Name, Adresse und USt-IdNr. aus dem Kontakt.
- Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Akten-ID.
- Die Positionen, die Zwischensumme, die USt-Aufschlüsselung pro Satz und der Gesamtbetrag.
- Die Zahlungsanweisung mit Ihrer IBAN und BIC und der strukturierten Mitteilung.
Strukturierte Mitteilung und Zahlungsverfolgung
Jede Rechnung erhält eine belgische strukturierte Mitteilung (gestructureerde mededeling, +++xxx/xxxx/xxxxx+++) mit einer gültigen Prüfziffer Modulo 97. Sie erfassen Zahlungen, auch Teilzahlungen; Advoca zeigt den offenen Betrag. Eine Übersicht zeigt fällige Rechnungen. Mit einem Klick sendet Advoca eine Zahlungserinnerung an die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Mandanten, mit offenem Saldo, Ihrer IBAN und der strukturierten Mitteilung sowie der Rechnung als PDF im Anhang. Advoca zählt die Erinnerungen pro Rechnung.
Gutschriften
Muss eine Rechnung (teilweise) korrigiert werden, erstellen Sie daraus eine Gutschrift. Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer (zum Beispiel CN2026-001) und verweist auf die ursprüngliche Rechnung.
UBL und Peppol
Neben dem PDF erstellt Advoca aus jeder Rechnung und Gutschrift eine strukturierte UBL-Datei (XML) mit Leistungserbringer (Ihre USt-IdNr. und Adresse), Mandant, Positionen, USt., Gesamtbetrag, strukturierter Mitteilung und Ihrer IBAN. Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische Steuerpflichtige untereinander strukturierte E-Rechnungen austauschen, standardmäßig über Peppol. Advoca versendet derzeit selbst noch nicht über das Peppol-Netzwerk: Dafür nutzen Sie einen Peppol-Access-Point Ihrer Wahl. Lesen Sie den vollständigen Peppol-Ratgeber für Rechtsanwälte.
Honorarvereinbarungen, die zählen
Pro Akte legen Sie fest, wie Sie abrechnen: ein fester Stundensatz, ein Aktenprozentsatz, ein Rabatt, ein Höchstbudget mit Alarmschwelle oder eine Pauschale. Beim Erstellen der Rechnung verwendet Advoca diese Vereinbarung, sodass niemand sie nachschlagen muss.