Jak wystawić fakturę w Advoca?
- Rejestrują Państwo czynności w sprawie (bezpośrednio lub za pomocą stopera). Zakończone, fakturowalne czynności czekają jako „niezafakturowane”.
- W sprawie klikają Państwo Wystaw fakturę. Advoca zbiera czynności, stosuje stawkę i rabat z ustaleń dotyczących honorarium i nadaje fakturze numer, np. F2026-001.
- Koszty zaksięgowane w sprawie (opłata sądowa za wpis sprawy, listy, przesyłki polecone, …) są dodawane automatycznie. W razie potrzeby można dodać kolejne pozycje: przyciskami + Opłata sądowa, + List, + List polecony i + Inny koszt albo dowolnie jako honorarium, koszt lub wydatek z ilością, ceną jednostkową, stawką VAT i rabatem dla pozycji.
- Zatwierdzają Państwo fakturę. Przyciskiem ✉ Wyślij fakturę klient otrzymuje e-mailem PDF i plik UBL, wysłane w imieniu kancelarii; odpowiedzi trafiają na adres e-mail kancelarii do faktur. Pliki można też pobrać i wysłać samodzielnie.
- Rejestrują Państwo płatność. Po zapłacie całości faktura automatycznie otrzymuje status opłacona.
Koszty księgowane w sprawie od razu, gdy powstają
Na karcie Koszty sprawy księgują Państwo koszt w chwili jego powstania: opłatę sądową za wpis sprawy na wokandę (belg. rolrecht) przy wszczęciu postępowania, przesyłkę poleconą, list, koszt komornika sądowego (gerechtsdeurwaarder). Każdy koszt pozostaje w sprawie jako do zafakturowania i automatycznie trafia na następną fakturę w tej sprawie. Jeśli usuną Państwo pozycję z faktury w przygotowaniu, koszt znów czeka na późniejsze zafakturowanie.
| Przycisk | Rodzaj | VAT | Kwota |
|---|---|---|---|
| Opłata sądowa (rolrecht) | Wydatek (przeniesiony na klienta) | brak | Stała kwota zależna od sądu: 50 € (sąd pokoju – vredegerecht, sąd policyjny – politierechtbank), 165 € (sąd pierwszej instancji, sąd gospodarczy – ondernemingsrechtbank, sąd pracy), 400 € (sąd apelacyjny, apelacyjny sąd pracy – arbeidshof), 650 € (Sąd Kasacyjny – Hof van Cassatie) |
| List | Koszt kancelarii | 21% | Państwa własna cena za list; Advoca ją zapamiętuje |
| List polecony | Koszt kancelarii | 21% | Państwa własna cena za przesyłkę; Advoca ją zapamiętuje |
| Inny koszt | Koszt lub wydatek (do wyboru) | 21%, 6% lub 0% | Dowolny opis i kwota |
Jeden przycisk: Pobierz fakturę
⬇ Pobierz fakturę daje Państwu w jednym pliku zip PDF (dla klienta i do archiwum) oraz plik UBL (dla Peppol lub księgowego).
Jakie reżimy VAT obsługuje Advoca?
Od 1 stycznia 2014 r. belgijscy adwokaci są podatnikami VAT. Advoca zna reżimy występujące w praktyce kancelarii. Jeśli wybiorą Państwo reżim ze stawką 0%, Advoca umieszcza na fakturze adnotację ustawową (w języku belgijskiej faktury):
| Reżim | Stawka | Adnotacja na fakturze |
|---|---|---|
| Podstawowy | 21% | — |
| Odwrotne obciążenie (medecontractant) | 0% | Btw verlegd — medecontractant, art. 20 KB nr. 1 (odwrotne obciążenie, art. 20 dekretu królewskiego nr 1) |
| Usługa wewnątrzwspólnotowa | 0% | Vrijgesteld van btw — intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.Btw (zwolnienie — usługa wewnątrzwspólnotowa, art. 21 § 2 belgijskiego kodeksu VAT) |
| Zwolnienie | 0% | Vrijgesteld van btw, art. 44 W.Btw (zwolnienie z VAT, art. 44 belgijskiego kodeksu VAT) |
| Pomoc prawna z urzędu (pro deo / juridische tweedelijnsbijstand) | 0% | Pro deo — juridische tweedelijnsbijstand, geen btw (pomoc prawna z urzędu, bez VAT) |
Domyślny reżim ustawia się dla każdego klienta (kontaktu) i można go zmienić dla pojedynczej faktury. Na fakturze znajduje się zestawienie VAT według stawek: podstawa opodatkowania i kwota VAT dla każdej stawki, zgodnie z wymogami prawa.
Co znajduje się na fakturze PDF?
- Państwa kancelaria: nazwa, adres, numer VAT, numer KBO (belgijski rejestr przedsiębiorstw), telefon i e-mail (z Danych kancelarii).
- Klient: nazwa, adres i numer VAT z danych kontaktu.
- Numer faktury, data, termin płatności i ID sprawy.
- Pozycje, suma częściowa, zestawienie VAT według stawek i suma.
- Instrukcja płatności z Państwa IBAN i BIC oraz ustrukturyzowanym tytułem przelewu.
Ustrukturyzowany tytuł przelewu i kontrola płatności
Każda faktura otrzymuje belgijski ustrukturyzowany tytuł przelewu (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) z prawidłową cyfrą kontrolną modulo 97. Rejestrują Państwo płatności, także częściowe; Advoca pokazuje kwotę pozostałą do zapłaty. Zestawienie pokazuje faktury przeterminowane. Jednym kliknięciem Advoca wysyła przypomnienie na adres e-mail klienta do faktur, z saldem do zapłaty, Państwa IBAN i ustrukturyzowanym tytułem przelewu oraz fakturą PDF w załączniku. Advoca liczy przypomnienia dla każdej faktury.
Faktury korygujące
Jeśli fakturę trzeba (częściowo) skorygować, tworzą Państwo do niej fakturę korygującą (notę kredytową, creditnota). Otrzymuje ona własny numer (np. CN2026-001) i odwołuje się do faktury pierwotnej.
UBL i Peppol
Oprócz PDF Advoca tworzy z każdej faktury i faktury korygującej ustrukturyzowany plik UBL (XML) z danymi dostawcy (Państwa numer VAT i adres), klienta, pozycjami, VAT, sumą, ustrukturyzowanym tytułem przelewu i Państwa IBAN. Od 1 stycznia 2026 r. belgijscy podatnicy VAT muszą wymieniać między sobą ustrukturyzowane e-faktury, standardowo przez sieć Peppol. Advoca nie wysyła jeszcze samodzielnie przez sieć Peppol: służy do tego wybrany przez Państwa punkt dostępowy Peppol. Przeczytaj pełny poradnik Peppol dla kancelarii.
Ustalenia dotyczące honorarium, które mają znaczenie
Dla każdej sprawy określają Państwo sposób rozliczenia: stałą stawkę godzinową, procent od sprawy, rabat, budżet maksymalny z progiem ostrzegawczym lub ryczałt. Przy wystawianiu faktury Advoca korzysta z tego ustalenia, więc nikt nie musi go szukać.