Jak działa kontrola konfliktu interesów?
Adwokat nie może występować w imieniu strony przeciwko klientowi kancelarii w tej samej lub powiązanej sprawie. Advoca sprawdza to przy każdej stronie dodawanej do sprawy:
- Dodają Państwo kontakt do sprawy, np. jako klienta.
- Advoca sprawdza, czy ten kontakt w innej sprawie nie występuje po przeciwnej stronie (np. jako strona przeciwna).
- Jeśli tak, Advoca wyświetla ostrzeżenie z ID sprawy tej drugiej sprawy. Strona nie zostaje dodana bez namysłu.
- Jeśli po weryfikacji zdecydują się Państwo kontynuować, potwierdzają to Państwo świadomie. Decyzja trafia do dziennika audytu, z informacją kto i kiedy.
ID sprawy: jeden numer dla całej kancelarii
Każda sprawa automatycznie otrzymuje numer według schematu prefiks + rok + miesiąc + numer kolejny, np. G2610001 dla pierwszej sprawy z października 2026 r. Numer ten widnieje na fakturach i w raportach.
Strony, kontakty i historia kontaktów
Kontaktami (osobami i przedsiębiorstwami) zarządzają Państwo centralnie, z adresem, numerem VAT, numerem KBO (belgijski rejestr przedsiębiorstw), językiem, adresem e-mail do faktur, domyślnym reżimem VAT i terminem płatności. Kontakty z klientem (telefon, spotkanie, e-mail) zapisują Państwo przy kontakcie, z przekazaniem do dalszej obsługi współpracownikowi. Jeden kontakt może występować w wielu sprawach, za każdym razem we własnej roli.
Terminy, rozprawy i przedawnienia
Dla każdej sprawy rejestrują Państwo terminy typu przedawnienie, termin lub rozprawa, z datą i opisem. Po załatwieniu odhaczają je Państwo, z notatką. Raport Przedawnienia i plan tygodnia pokazują, co wkrótce upływa.
Ustalenia dotyczące honorarium i budżet
Dla każdej sprawy: stała stawka godzinowa, procent od sprawy, rabat, budżet maksymalny z progiem ostrzegawczym lub ryczałt. Advoca korzysta z tego ustalenia przy fakturowaniu.
Zadania i dalsze działania
Zadania mają sprawę, kod zadania, priorytet i osobę odpowiedzialną. Zadanie może trafić do kontroli do współpracownika, który je zatwierdza. Do zadania można powiązać czynności (stoperem lub przyciskiem + Czynność z poziomu zadania); zadanie pokazuje ich łączny czas. Pulpit każdego ranka pokazuje, co na Państwa czeka: zadania i czynności do kontroli, otwarte kontakty, bieżące sprawy i faktury do sprawdzenia.
Wszystko do odnalezienia
Pole wyszukiwania u góry przeszukuje jednocześnie kontakty, sprawy i dokumenty. Można szukać po nazwisku, ID sprawy, sygnaturze lub słowie z dokumentu. Raporty, takie jak Przedawnienia, Plan tygodnia i Lista urodzin (przydatna np. do wysyłki kartek klientom), eksportują Państwo do CSV.
Z Excela do Advoca
Zaczynają Państwo pracę z Advoca po latach arkuszy kalkulacyjnych i folderów? Proszę zacząć od bieżących spraw: utworzyć kontakty, powiązać je jako strony (kontrola konfliktów działa od razu), wprowadzić najważniejsze terminy w każdej sprawie i przesłać dokumenty, które są jeszcze potrzebne. Zakończone sprawy mogą pozostać tam, gdzie są.