Wie funktioniert die Kollisionsprüfung?
Ein Rechtsanwalt darf nicht für eine Partei gegen einen Mandanten der Kanzlei in derselben oder einer zusammenhängenden Sache auftreten. Advoca prüft das bei jeder Partei, die Sie einer Akte hinzufügen:
- Sie fügen einen Kontakt zu einer Akte hinzu, zum Beispiel als Mandant.
- Advoca sucht, ob dieser Kontakt in einer anderen Akte auf der Gegenseite steht (zum Beispiel als Gegenpartei).
- Ist das der Fall, zeigt Advoca eine Warnung mit der Akten-ID der anderen Akte. Die Partei wird nicht einfach hinzugefügt.
- Entscheiden Sie nach Prüfung, trotzdem fortzufahren, bestätigen Sie das bewusst. Diese Entscheidung wird im Audit-Trail festgehalten, mit Person und Zeitpunkt.
Akten-ID: eine Nummer für die ganze Kanzlei
Jede Akte erhält automatisch eine Nummer nach dem Schema Präfix + Jahr + Monat + laufende Nummer, zum Beispiel G2610001 für die erste Akte im Oktober 2026. Diese Nummer steht auf Rechnungen und in Berichten.
Parteien, Kontakte und Kontaktmomente
Kontakte (Personen und Unternehmen) verwalten Sie zentral, mit Adresse, USt-IdNr., Unternehmensnummer (KBO), Sprache, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Standard-USt-Regelung und Zahlungsfrist. Kontaktmomente (Telefonat, Termin, E-Mail) halten Sie beim Kontakt fest, mit Wiedervorlage für einen Kollegen. Ein Kontakt kann in vielen Akten vorkommen, jeweils mit seiner eigenen Rolle.
Fristen, Verhandlungstermine und Verjährungen
Pro Akte erfassen Sie Fristen vom Typ Verjährung, Frist oder Verhandlungstermin, mit Datum und Beschreibung. Sie haken sie ab, wenn sie erledigt sind, mit einer Notiz. Der Bericht Verjährungen und die Wochenagenda zeigen, was demnächst fällig wird.
Honorarvereinbarungen und Budget
Pro Akte: fester Stundensatz, Aktenprozentsatz, Rabatt, Höchstbudget mit Alarmschwelle oder Pauschale. Diese Vereinbarung verwendet Advoca bei der Rechnungsstellung.
Aufgaben und Wiedervorlage
Aufgaben haben eine Akte, einen Tätigkeitscode, eine Priorität und eine verantwortliche Person. Eine Aufgabe kann zur Kontrolle an einen Kollegen gehen, der sie freigibt. Mit einer Aufgabe verknüpfen Sie Leistungen (per Timer oder + Leistung aus der Aufgabe); die Aufgabe zeigt deren Gesamtzeit. Das Dashboard zeigt jeden Morgen, was auf Sie wartet: Aufgaben und Leistungen zur Kontrolle, offene Kontaktmomente, laufende Akten und Rechnungen, die geprüft werden müssen.
Alles wiederfinden
Das Suchfeld oben durchsucht gleichzeitig Kontakte, Akten und Dokumente. Suchen Sie nach einem Namen, einer Akten-ID, einem Aktenzeichen oder einem Wort aus einem Schriftstück. Berichte wie Verjährungen, Wochenagenda und Geburtstagsliste (praktisch für eine Karte an Mandanten) exportieren Sie als CSV.
Von Excel zu Advoca
Steigen Sie nach Jahren mit Tabellen und Ordnern auf Advoca um? Beginnen Sie mit den laufenden Akten: Legen Sie die Kontakte an, verknüpfen Sie sie als Parteien (die Kollisionsprüfung greift sofort), tragen Sie die wichtigsten Fristen in jede Akte ein und laden Sie die Schriftstücke hoch, die Sie noch brauchen. Abgeschlossene Akten können bleiben, wo sie sind.