To przykład ilustrujący, jak kancelaria tego typu korzysta z Advoca. Nazwiska i liczby są fikcyjne. Przykłady dotyczą kancelarii z siedzibą w Belgii.
Sytuacja
Mecenas Peeters pracuje sama, głównie w prawie zobowiązań i prawie najmu, prowadząc około 120 bieżących spraw. Sprawy przechowywała w folderach na komputerze, godziny w arkuszu kalkulacyjnym, a faktury w edytorze tekstu. Terminy zapisywała w kalendarzu.
Jak korzysta z Advoca
- Nowa sprawa: zakłada sprawę (ID sprawy G2610014) i dodaje klienta oraz stronę przeciwną. Kontrola konfliktów potwierdza, że żadna z nich nie występuje po przeciwnej stronie w innej sprawie.
- Terminy: termin na złożenie pisma procesowego i data rozprawy trafiają do sprawy jako terminy. W poniedziałek przegląda plan tygodnia.
- Czas: przy rozmowie telefonicznej z klientem uruchamia stoper; po jej zakończeniu powstaje czynność zaokrąglona do 6 minut. Wieczorem przegląd dnia pokazuje, która godzina nie ma jeszcze przypisanej sprawy.
- Dokumenty: przesyła dokumenty klienta, także skany. Tydzień później odnajduje klauzulę, wyszukując jedno słowo.
- Faktura: pod koniec miesiąca wystawia dla każdej sprawy fakturę z niezafakturowanych czynności. Reżim VAT, ustrukturyzowany tytuł przelewu i zestawienie VAT pojawiają się automatycznie; klient otrzymuje PDF.
- Płatność: rejestruje płatności; zestawienie faktur przeterminowanych pokazuje, komu należy wysłać przypomnienie.
Co jej to daje
- Jedno miejsce na sprawę, terminy, godziny, dokumenty i faktury zamiast czterech.
- Koniec z utraconymi krótkimi czynnościami: wyłapują je stoper i przegląd dnia.
- Faktury z właściwą adnotacją VAT i ustrukturyzowanym tytułem przelewu, bez utrzymywania szablonów.
- Odnalezienie dokumentu zajmuje sekundy, nawet jeśli to skan.
Który plan?
Advanced, 99 € miesięcznie za jednego użytkownika, ponieważ fakturuje z Advoca. Gdyby fakturowanie prowadził jej księgowy, wystarczyłby Core (69 €).
Jak zacząć w kwadrans
- Proszę założyć kancelarię na secure.advoca.io: 30 dni za darmo, bez karty płatniczej.
- Proszę uzupełnić Dane kancelarii: adres, numer VAT, IBAN. Wtedy faktury mogą być od razu wysyłane.
- Proszę zaprosić współpracowników z właściwą rolą (Zespół).
- Proszę utworzyć kontakty i bieżące sprawy; kontrola konfliktów działa od pierwszej strony.
- Proszę wprowadzić najważniejsze terminy w każdej sprawie i przesłać potrzebne dokumenty.
- Proszę zarejestrować pierwsze czynności za pomocą stopera, a pod koniec miesiąca wystawić pierwsze faktury.