Dies ist ein ausgearbeitetes Beispiel dafür, wie eine belgische Kanzlei dieses Typs Advoca nutzt. Namen und Zahlen sind fiktiv.
Die Situation
Rechtsanwältin Peeters arbeitet allein, vor allem im Schuldrecht und Mietrecht, mit etwa 120 laufenden Akten. Sie führte ihre Akten in Ordnern auf ihrem Computer, die Stunden in einer Tabelle und die Rechnungen in einem Textverarbeitungsprogramm. Fristen standen in ihrem Kalender.
Wie sie Advoca nutzt
- Neue Akte: Sie legt die Akte an (Akten-ID G2610014) und fügt den Mandanten und die Gegenpartei hinzu. Die Kollisionsprüfung bestätigt, dass keiner von beiden in einer anderen Akte auf der Gegenseite steht.
- Fristen: Die Frist für den Schriftsatz und der Verhandlungstermin werden als Fristen in der Akte erfasst. Montags schaut sie in die Wochenagenda.
- Zeit: Bei einem Telefonat mit einem Mandanten startet sie einen Timer; danach wird daraus eine Leistung, gerundet auf 6 Minuten. Abends zeigt die Tagesübersicht, welche Stunde noch keiner Akte zugeordnet ist.
- Schriftstücke: Sie lädt die Unterlagen des Mandanten hoch, auch Scans. Eine Woche später findet sie eine Klausel wieder, indem sie nach einem einzigen Wort sucht.
- Rechnung: Am Monatsende erstellt sie pro Akte eine Rechnung aus den nicht abgerechneten Leistungen. USt-Regelung, strukturierte Mitteilung und USt-Aufschlüsselung stehen automatisch darauf; der Mandant erhält ein PDF.
- Zahlung: Sie erfasst Zahlungen; die Übersicht der fälligen Rechnungen zeigt, wer eine Erinnerung erhalten soll.
Was es ihr bringt
- Ein Ort für Akte, Fristen, Stunden, Schriftstücke und Rechnungen statt vier.
- Keine verpassten kurzen Leistungen mehr: Timer und Tagesübersicht fangen sie auf.
- Rechnungen mit dem richtigen USt-Vermerk und strukturierter Mitteilung, ohne Vorlagen pflegen zu müssen.
- Ein Schriftstück wiederzufinden dauert Sekunden, auch wenn es ein Scan ist.
Welches Paket?
Advanced, 99 € pro Monat für einen Nutzer, weil sie aus Advoca abrechnet. Würde sie die Rechnungsstellung über ihren Buchhalter laufen lassen, genügte Core (69 €).
So starten Sie in einer Viertelstunde
- Legen Sie Ihre Kanzlei auf secure.advoca.io an: 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte.
- Füllen Sie die Kanzleidaten aus: Adresse, USt-IdNr., IBAN. Dann können Ihre Rechnungen sofort hinausgehen.
- Laden Sie Ihre Kollegen mit der richtigen Rolle ein (Team).
- Legen Sie die Kontakte und laufenden Akten an; die Kollisionsprüfung greift ab der ersten Partei.
- Tragen Sie die wichtigsten Fristen in jede Akte ein und laden Sie die Schriftstücke hoch, die Sie brauchen.
- Erfassen Sie Ihre ersten Leistungen mit einem Timer und erstellen Sie am Monatsende Ihre ersten Rechnungen.