To przykład ilustrujący, jak kancelaria tego typu korzysta z Advoca. Nazwiska i liczby są fikcyjne. Przykłady dotyczą kancelarii z siedzibą w Belgii.
Sytuacja
Kancelaria z czterema adwokatami, pracownikiem sekretariatu i zewnętrznym księgowym. Każdy adwokat miał własny sposób pracy; wspólnicy dopiero przy fakturowaniu widzieli, ile czasu pochłonęła sprawa.
Jak kancelaria korzysta z Advoca
- Role: administrator zaprasza wszystkich jako współpracowników; wspólnicy są administratorami. Tylko administrator może zapraszać.
- Sprawy zastrzeżone: sprawa poufna otrzymuje uprawnionych użytkowników; widzą ją wtedy tylko oni i administratorzy.
- Kontrola konfliktów dla całej kancelarii: jeśli współpracownik przyjmuje nowego klienta, który w sprawie innego adwokata jest stroną przeciwną, Advoca od razu pokazuje tę sprawę.
- Kontrola czynności: czynności współpracowników trafiają do kontroli do osoby odpowiedzialnej za sprawę, która zatwierdza je do zafakturowania.
- Sprawdzanie faktur: nowe faktury mają status do sprawdzenia; wspólnik zatwierdza je przed wysłaniem.
- Raporty: czynności według wykonawcy i praca w toku (WIP), z eksportem do CSV dla księgowego.
Co kancelaria na tym zyskuje
- Wszyscy pracują w ten sam sposób: te same numery spraw, kody zadań i proces fakturowania.
- Wspólnicy widzą pracę w toku dla każdej sprawy przed fakturowaniem, a nie po nim.
- Konflikt ze sprawą współpracownika wychodzi na jaw przy przyjęciu sprawy, a nie później.
- Nowi współpracownicy szybko się wdrażają: zaproszenie e-mailem, wybór roli, gotowe.
Który plan?
Advanced. Płacą Państwo za użytkownika; współpracownika można dodać w każdej chwili, a abonament dostosowuje się automatycznie.
Jak zacząć w kwadrans
- Proszę założyć kancelarię na secure.advoca.io: 30 dni za darmo, bez karty płatniczej.
- Proszę uzupełnić Dane kancelarii: adres, numer VAT, IBAN. Wtedy faktury mogą być od razu wysyłane.
- Proszę zaprosić współpracowników z właściwą rolą (Zespół).
- Proszę utworzyć kontakty i bieżące sprawy; kontrola konfliktów działa od pierwszej strony.
- Proszę wprowadzić najważniejsze terminy w każdej sprawie i przesłać potrzebne dokumenty.
- Proszę zarejestrować pierwsze czynności za pomocą stopera, a pod koniec miesiąca wystawić pierwsze faktury.