Dies ist ein ausgearbeitetes Beispiel dafür, wie eine belgische Kanzlei dieses Typs Advoca nutzt. Namen und Zahlen sind fiktiv.
Die Situation
Eine Kanzlei mit vier Rechtsanwälten, einer Sekretariatskraft und einem externen Buchhalter. Jeder Rechtsanwalt hatte seine eigene Arbeitsweise; die Partner sahen erst bei der Rechnungsstellung, wie viel Zeit in einer Akte steckte.
Wie die Kanzlei Advoca nutzt
- Rollen: Der Administrator lädt alle als Mitarbeiter ein; die Partner sind Administratoren. Nur ein Administrator kann einladen.
- Geschützte Akten: Eine sensible Akte erhält Berechtigte; dann sehen nur diese und die Administratoren sie.
- Kollisionsprüfung für die ganze Kanzlei: Übernimmt ein Kollege einen neuen Mandanten, der in einer Akte eines anderen Rechtsanwalts Gegenpartei ist, zeigt Advoca diese Akte sofort.
- Kontrolle von Leistungen: Leistungen von Mitarbeitenden gehen zur Kontrolle an den Aktenverantwortlichen, der sie für die Abrechnung freigibt.
- Rechnungen prüfen: Neue Rechnungen stehen auf zu prüfen; ein Partner gibt sie frei, bevor sie versendet werden.
- Berichte: Leistungen pro Bearbeiter und laufende Arbeit (WIP), als CSV für den Buchhalter exportierbar.
Was die Kanzlei davon hat
- Alle arbeiten auf dieselbe Weise: dieselben Aktennummern, Tätigkeitscodes und derselbe Rechnungsablauf.
- Die Partner sehen die laufende Arbeit pro Akte vor der Rechnungsstellung, nicht danach.
- Eine Kollision mit der Akte eines Kollegen fällt bei der Mandatsannahme auf, nicht später.
- Neue Mitarbeitende sind schnell startklar: per E-Mail einladen, Rolle wählen, fertig.
Welches Paket?
Advanced. Sie zahlen pro Nutzer; Mitarbeitende können Sie jederzeit hinzufügen, das Abonnement passt sich automatisch an.
So starten Sie in einer Viertelstunde
- Legen Sie Ihre Kanzlei auf secure.advoca.io an: 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte.
- Füllen Sie die Kanzleidaten aus: Adresse, USt-IdNr., IBAN. Dann können Ihre Rechnungen sofort hinausgehen.
- Laden Sie Ihre Kollegen mit der richtigen Rolle ein (Team).
- Legen Sie die Kontakte und laufenden Akten an; die Kollisionsprüfung greift ab der ersten Partei.
- Tragen Sie die wichtigsten Fristen in jede Akte ein und laden Sie die Schriftstücke hoch, die Sie brauchen.
- Erfassen Sie Ihre ersten Leistungen mit einem Timer und erstellen Sie am Monatsende Ihre ersten Rechnungen.