⚖ Advoca
Advoca › Advoca in der Praxis

Für die Menschen hinter jeder Akte

Advoca in der Praxis

Von der ersten Akte bis zur letzten Rechnung. Die echte Anwendung Schritt für Schritt.

30 Tage kostenlos testen Tutorials ansehen ↗
Besprechung einer Akte am Laptop
Besprechung einer Akte am Laptop
PRODUCT TUTORIALS

Advoca in der Praxis

Von der ersten Akte bis zur letzten Rechnung. Die echte Anwendung Schritt für Schritt.

Aufgenommen in der echten Anwendung (Testumgebung) am 24.10.2026, mit fiktiven Personen, Mandanten und Akten. Niederländischer Kommentar und Untertitel; die Schritte unten springen zur richtigen Stelle. Die Google/Outlook-Kalenderverbindung wird gezeigt, eine vollständige Synchronisation nicht.

31 Tutorials

01 / 2:15 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Een kantoor starten

Van taal en formule naar uw eerste dashboard.

Schritte und Transkript
  1. Advoca spreekt vijf talen: Nederlands, Frans, Engels, Pools en Duits. De website opent de app in de taal van de bezoeker — hier het aanmeldformulier in het Frans.
  2. Terug in het Nederlands. Thomas Peeters start het (fictieve) kantoor "Peeters & Claes Advocaten (demo)". De app draait op secure.advoca.io, de website op www.advoca.io.
  3. We gebruiken uitsluitend fictieve gegevens voor dit oefenkantoor.
  4. Het land van het kantoor bepaalt de btw-regels, de factuurvermeldingen en de e-factuur (in België: Peppol/UBL). Later wijzigt alleen Advoca dat nog.
  5. We kiezen Advanced voor dit demokantoor. Gewone facturatie en incasso zitten ook in Core. Bekijk de prijzen op het scherm; er wordt niets betaald.
  6. De gebruiksvoorwaarden en verwerkersovereenkomst aanvaarden, en de beveiligingscontrole (geen robot).
  7. Neem even de tijd om de voorwaarden te lezen voordat u verdergaat.
  8. De beveiligingscontrole en de aanvaarding zijn afzonderlijke stappen in dit formulier.
  9. Eén vraag: hoe heeft u Advoca gevonden? (optioneel)
  10. Het kantoor bestaat, maar u bent nog niet aangemeld: eerst het e-mailadres bevestigen via de link in de mail.
  11. We openen de bevestigingslink uit de lokaal opgeslagen testmail. Er is geen echte e-mail verzonden.
  12. De gebruiksvoorwaarden: lees ze tot het einde, dan kunt u ze aanvaarden. Ook beschikbaar in andere talen.
  13. De tekst blijft zichtbaar terwijl we naar het einde scrollen.
  14. Controleer de voorwaarden in een taal die u goed begrijpt.
  15. Welkom: het dashboard van het nieuwe kantoor. Links het menu, bovenaan het zoekveld dat overal zoekt, onderaan de taalkeuze.
  16. De abonnementsknop toont de formule, de prijs en het aantal gebruikers.
WebVTT · NL
02 / 1:20 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Uw kantoorgegevens

Controleer de gegevens die op uw facturen komen.

Schritte und Transkript
  1. Vanuit facturen gaan we naar de kantoorgegevens. Hier worden de gegevens ingesteld die op facturen verschijnen.
  2. Kantoorgegevens: wat op elke factuur en creditnota komt (PDF en Peppol/UBL). Alleen de kantoorbeheerder kan dit wijzigen.
  3. Vul de officiële kantoorgegevens zorgvuldig in voordat u de instellingen bewaart.
  4. Controleer vooral het rekeningnummer en de gegevens die uw cliënt straks op de factuur leest.
  5. Een correcte basis voorkomt dat u dezelfde fout op meerdere facturen moet rechtzetten.
  6. Advoca controleert het IBAN en het btw-nummer. Dit IBAN heeft een fout controlegetal…
  7. …en wordt geweigerd. We verbeteren het laatste cijfer.
  8. We controleren het verbeterde nummer nogmaals vóór het opslaan.
  9. Opgeslagen: btw-nummer en IBAN zijn genormaliseerd. De instellingen bepalen de nummering van facturen en creditnota’s.
  10. De abonnementsknop toont de huidige formule. De externe betaalfunctie is in deze lokale omgeving niet beschikbaar.
  11. Deze lokale demonstratie opent geen betaalomgeving. Een externe betaling of wijziging van het abonnement wordt hier niet uitgevoerd.
WebVTT · NL
03 / 1:51 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Samenwerken met rollen

Bekijk de bevoegdheden en nodig een collega uit.

Schritte und Transkript
  1. Team: medewerkers met naam, rol, e-mail en telefoon, en de uitnodigingen. Thomas nodigt Jonas Maes uit.
  2. Bij het kiezen van de rol legt Advoca meteen uit wat die rol mag.
  3. Beheerder: alles wat een medewerker kan, plus het beheer van het kantoor (team, kantoorgegevens, abonnement).
  4. Medewerker: alles in het kantoor, behalve het beheer. Jonas wordt medewerker.
  5. Advoca mailt de uitnodiging zelf (14 dagen geldig). Zolang het versturen van e-mail uit staat, bezorgt u de link zelf.
  6. De uitnodiging staat open tot Jonas ze aanvaardt.
  7. Jonas opent de link uit zijn uitnodigingsmail…
  8. …ziet door wie hij uitgenodigd is, kiest een wachtwoord en aanvaardt.
  9. Dit is de uitnodiging voor hetzelfde demokantoor.
  10. Jonas is aangemeld in hetzelfde kantoor, als medewerker. Hij kan geen collega's uitnodigen, maar wel zijn eigen telefoonnummer invullen.
  11. De contactgegevens helpen collega’s de juiste persoon te bereiken.
  12. Thomas meldt zich opnieuw aan.
  13. We wisselen hier bewust van gebruiker om de verschillende rechten te laten zien.
  14. Let na het aanmelden op de naam in het menu: die maakt duidelijk welk account actief is.
  15. Het team: van elke medewerker de volledige naam, de rol, het e-mailadres en het telefoonnummer.
  16. ⓘ naast de rol: wat die rol mag en niet mag. Alleen de beheerder wijzigt rollen of deactiveert een medewerker.
WebVTT · NL
04 / 1:46 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Tarieven en eigen velden

Leg tarieven, factuuropmaak en extra velden vast.

Schritte und Transkript
  1. Tarieven: een prestatie krijgt het tarief van het dossier, anders van de cliënt, de activiteit, de advocaat, en anders het kantoortarief.
  2. Kantoortarief € 120 per uur; Jonas rekent € 130. Het tarief ligt vast zodra de prestatie geboekt is: een latere wijziging raakt oude prestaties niet.
  3. Controleer daarom het tarief vóór u de tijd registreert.
  4. Factuuropmaak: logo, huiskleur, opmaak en voettekst — zo ziet elke factuur eruit als een brief van het kantoor.
  5. We kiezen een herkenbare, rustige opmaak voor het demokantoor.
  6. Logo opgeladen, opmaak "Modern" in de huiskleur, voettekst met de balie. Het resultaat ziet u straks op de eerste factuur.
  7. Betalingsherinneringen: automatisch na 7, 21 en 45 dagen. Voor ondernemingen ook de wettelijke interest en de forfaitaire schadevergoeding (wet van 2 augustus 2002); consumenten krijgen alleen de herinnering.
  8. Controleer dit schema voordat u herinneringen laat versturen.
  9. Eigen velden: wat uw kantoor extra bijhoudt bij dossiers en relaties. Ze zijn doorzoekbaar en komen mee in exports en Word-sjablonen.
  10. Een keuzelijst bij dossiers: welke rechtsbijstandsverzekeraar het ereloon betaalt.
  11. Een vaste keuzelijst helpt collega’s dezelfde benamingen te gebruiken.
  12. En een tekstveld bij relaties: het klantnummer in de boekhouding. Naast elke naam staat de variabele voor de Word-sjablonen.
WebVTT · NL
05 / 2:32 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Uw cliënten op één plaats

Maak relaties, contactpersonen en adressen aan.

Schritte und Transkript
  1. Relaties: alle personen en ondernemingen waarmee het kantoor te maken heeft — cliënten, tegenpartijen, confraters, rechtbanken.
  2. Een rechtspersoon: Bakkerij Van Damme BV, een cliënt met een huurgeschil.
  3. Kies eerst het juiste type relatie en vul daarna de identificatiegegevens in.
  4. De cliënt en de tegenpartij krijgen elk een afzonderlijke fiche.
  5. De relatiefiche. Elke relatie krijgt een ID. Tabbladen: identiteit, dossiers, contactmomenten, documenten.
  6. Facturatiegegevens per cliënt: btw-regime, betaaltermijn, e-mailadres voor facturen, een eigen uurtarief en facturen met tijdspecificatie.
  7. Ook het eigen veld van het kantoor staat in het formulier: het klantnummer in de boekhouding.
  8. Contactpersonen: wie u aanschrijft bij een onderneming, met functie en taal. Facturen kunnen "ter attentie van" een contactpersoon.
  9. Andere adressen: hier een apart facturatieadres (de boekhouding zit niet in de winkel).
  10. De contactpersoon en het facturatieadres staan op de fiche.
  11. Contactmomenten: een telefoon of afspraak vastleggen, met opvolging.
  12. Een korte omschrijving maakt duidelijk wat er is besproken en welke opvolging nodig is.
  13. Het contactmoment staat open tot het afgehandeld is.
  14. De tegenpartij in dat geschil: Immo Lenaerts NV, de verhuurder.
  15. We houden de tegenpartij apart van de cliënt, ook al horen ze bij hetzelfde geschil.
  16. Een natuurlijke persoon: Elke Janssens, cliënte in een echtscheiding.
  17. Gebruik een duidelijke naam en controleer de contactgegevens voordat u bewaart.
  18. Bij een volgende stap koppelen we deze persoon aan haar dossier.
  19. En haar echtgenoot Koen Wouters, de tegenpartij.
  20. De rol in het geschil leggen we later vast bij de partijen van het dossier.
  21. Zoeken op naam, ID of plaats, met volledige tekst.
  22. Alle Leuvense relaties. Klik op een naam om de fiche te openen.
WebVTT · NL
06 / 3:26 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Van intake naar dossier

Koppel partijen, bewaak termijnen en herken een conflict.

Schritte und Transkript
  1. Dossiers: elk dossier krijgt automatisch een DossierID (prefix, jaar, maand, volgnummer).
  2. Kies een duidelijke dossiernaam zodat collega’s de zaak herkennen.
  3. Het dossier G2610001 is aangemaakt. Tabbladen: partijen, toegang, prestaties, termijnen, documenten, e-mails, kosten, billing, derdengelden, incasso, weblinks.
  4. Wijzigen: rolnummer, kamer, dominus litis — en het eigen veld van het kantoor (rechtsbijstandsverzekeraar).
  5. Partijen: koppel relaties met hun rol. Eerst de cliënt…
  6. …dan de tegenpartij. Bij elke partij controleert Advoca op belangenconflicten.
  7. Controleer zorgvuldig wie cliënt is en wie tegenpartij.
  8. Termijnen: verjaringen, proceduretermijnen en zittingen — met uur, plaats, herinnering en wie er gaat. Ze staan ook in de agenda.
  9. Koppel de termijn aan het juiste dossier en noteer een duidelijke omschrijving.
  10. Drie termijnen. Afvinken vraagt een verantwoording (audit): termijnbewaking is deontologisch kritiek.
  11. Kosten: boek een kost zodra hij gebeurt. Hij komt vanzelf op de volgende factuur van dit dossier.
  12. Rolrecht: kies het rechtscollege, het wettelijke bedrag staat klaar (vredegerecht € 50). Een verschot, zonder btw.
  13. Aangetekende zending: het kantoor kiest zijn prijs; Advoca onthoudt hem voor de volgende keer.
  14. Twee kosten, "nog te factureren".
  15. Billing: de ereloonafspraak van dit dossier — per uur of forfait, uurtarief, korting, budget met alarm, btw-regime.
  16. Facturen van dit dossier gaan naar het facturatieadres, ter attentie van de zaakvoerder.
  17. Opgeslagen. Dit dossier rekent € 150 per uur, ook al heeft de cliënt € 140: het dossiertarief wint.
  18. Weblinks: nuttige links bij het dossier.
  19. Een herkenbare omschrijving helpt de juiste verwijzing terug te vinden.
  20. Een tweede dossier: de echtscheiding van Elke Janssens.
  21. We maken een aparte fiche voor deze tweede zaak, zodat de gegevens niet door elkaar lopen.
  22. Daarna koppelen we de betrokken relaties aan hun rol in het dossier.
  23. Controleer de partijrol voordat u bewaart: die is van belang voor de conflictcontrole.
  24. Nu de belangenconflictcontrole. Een week later belt Koen Wouters: hij zoekt zelf een advocaat voor een verkeerszaak…
  25. We koppelen dezelfde persoon nu als mogelijke cliënt aan een nieuwe zaak.
  26. Belangenconflict! Koen Wouters is tegenpartij in G2610002. Advoca toont het dossier en voegt hem niet zomaar toe.
  27. Thomas weigert de zaak. Een bewuste uitzondering zou in de audittrail komen. Het lege dossier verwijderen we.
  28. Het dossieroverzicht met zoekveld; klik op een DossierID om het te openen.
WebVTT · NL
07 / 0:50 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Een dossier afschermen

Beperk de toegang tot een gevoelig dossier.

Schritte und Transkript
  1. Toegang: standaard ziet het hele kantoor elk dossier. Een gevoelig dossier — hier een echtscheiding — kunt u afschermen.
  2. Thomas wordt zaakgerechtigde. Dan zien alleen de aangeduide personen en de beheerders het dossier, met zijn documenten, prestaties, taken en facturen.
  3. Het dossier is "Afgeschermd". Een exclusieve beheerder of medewerker aanduiden kan ook.
  4. Hoe ziet Jonas het? Hij werkt op zijn eigen computer…
  5. Jonas ziet in zijn dossierlijst G2610001, maar niet G2610002.
  6. Ook met een rechtstreekse link krijgt hij geen toegang: "bestaat niet of u hebt er geen toegang toe". De server dwingt dit af, niet alleen het scherm.
WebVTT · NL
08 / 1:46 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Tijd die mee telt

Registreer prestaties en zet een timer om in tijd.

Schritte und Transkript
  1. Prestaties: tijd registreren per dossier, met gewerkte en te factureren tijd in minuten (eenheden van 6 minuten).
  2. Kies het dossier en de taakcode, en beschrijf kort welk werk u hebt uitgevoerd.
  3. Advoca toont meteen welk tarief geldt en waarom: hier het dossiertarief van € 150.
  4. Controleer de datum en het startuur voordat u de prestatie toevoegt.
  5. Een concrete omschrijving helpt later te begrijpen waaraan de tijd is besteed.
  6. Gewerkte tijd en te factureren tijd zijn afzonderlijke velden. Controleer beide waarden.
  7. Gewerkt 45 minuten, gefactureerd 30: de advocaat beslist wat factureerbaar is.
  8. De registratie bewaart zo ook het verschil tussen de werkelijk bestede tijd en de tijd die u aanrekent.
  9. "Niet te factureren": de tijd telt mee in de statistieken, niet op de factuur.
  10. Vier prestaties. De tijdlijn onderaan is de gap-analyse: groen = geregistreerd, rood = nog niet geregistreerd.
  11. Timers: start een timer bij een telefoon of bespreking en zet hem daarna om in een prestatie.
  12. Geef de timer een herkenbare naam voor het werk dat u begint.
  13. De timer loopt. Voor deze demonstratie stoppen we hem na een korte meting.
  14. Gestopt. "→ PRESTATIE" maakt er een prestatie van, afgerond naar boven per 6 minuten.
  15. Controleer de gekoppelde zaak voordat u verdergaat.
  16. De prestatie staat bij Prestaties: 6 minuten (de kleinste eenheid).
WebVTT · NL
09 / 1:59 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Van taak naar prestatie

Volg werk op, controleer het en registreer de tijd.

Schritte und Transkript
  1. Taken: wie doet wat, tegen wanneer, met een optionele controle door een collega.
  2. Een duidelijke omschrijving vertelt de collega welk resultaat wordt verwacht.
  3. Een taak uit te voeren door Jonas Maes, prioriteit hoog, te controleren door Thomas Peeters: overal volledige namen.
  4. Controleer zowel de uitvoerder als de persoon die het werk moet nakijken.
  5. Standaard ziet u de taken voor uzelf. "Open taken (alles)" toont ook de taak van Jonas.
  6. Twee open taken; de kolom "Uit te voeren door" toont de volledige naam. Tabbladen: voor mij, van mij, alles, ter controle, voltooid.
  7. Elke taak heeft een eigen link (/taken/…): "Kopieer link" en stuur hem naar de collega.
  8. We zetten de taak van Jonas op "ter controle", zodat Thomas ze kan beoordelen.
  9. Thomas ziet de taak in "Ter controle" en keurt ze goed (of stuurt ze terug).
  10. Goedgekeurde taken staan bij Voltooid. Het dashboard telt taken ter controle.
  11. Taken en prestaties horen samen: bij de taak registreert u meteen de tijd die eraan besteed werd.
  12. De prestatie hangt aan de taak (zelfde dossier en taakcode). Bovenaan het totaal van de taak.
  13. Of start een timer vanuit de taak: de gemeten tijd komt later als prestatie bij deze taak.
  14. Een vaste prijs voor deze taak: € 450 voor de conclusies. De gekoppelde prestaties worden dan niet per uur gefactureerd.
  15. De timer van de taak loopt nog. Stoppen en omzetten…
  16. De gemeten tijd blijft zo gekoppeld aan de taak waarvoor ze is gemaakt.
  17. De taak: twee prestaties, het totaal, en het forfait tegenover de waarde van de gepresteerde tijd.
WebVTT · NL
10 / 1:19 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Documenten terugvinden

Laad een document op en zoek in de inhoud met OCR.

Schritte und Transkript
  1. Documenten per dossier: kies een map en laad het stuk op. De tekst wordt automatisch gelezen (OCR bij scans).
  2. De huurovereenkomst (PDF met tekst) staat in het dossier.
  3. Controleer de naam van het opgeladen bestand.
  4. En de aangetekende brief van de verhuurder: een scan zonder tekstlaag. Advoca herkent de tekst met OCR.
  5. Documenten: alle stukken van het kantoor, met volledige-tekstzoeken — ook in de inhoud van PDF's.
  6. Gevonden in de huurovereenkomst, met het fragment waarin de zoektermen gemarkeerd zijn.
  7. Ook de gescande brief wordt gevonden: "achterstallige huur" staat in de OCR-tekst.
  8. Elk document heeft een eigen pagina en link, met knoppen voor openen, downloaden en delen. De ingebouwde PDF-viewer kan in deze headless browser beperkt zijn.
  9. We tonen de eerste pagina van het daadwerkelijk gedownloade PDF-bestand. Dit is een lokale leesweergave van de scan.
  10. Deze weergave toont het opgeslagen document.
  11. Een klik op het dossiernummer G2610001 opent meteen het dossier.
  12. Het zoekveld bovenaan zoekt tegelijk in relaties, dossiers en documenten.
WebVTT · NL
11 / 1:16 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Van sjabloon naar brief

Gebruik dossiergegevens in een Word-document.

Schritte und Transkript
  1. Sjablonen: Word-documenten met variabelen. Elk kantoor start met voorbeelden in het Nederlands en het Frans: begeleidende brief, brief aan de confrater, ereloonovereenkomst.
  2. De lijst met variabelen: kantoor, cliënt, tegenpartij, dossier, rechtbank, advocaat — en de eigen velden van het kantoor.
  3. Een eigen sjabloon: download een voorbeeld, pas het in Word aan aan de huisstijl van het kantoor en laad het weer op.
  4. Opgeladen. Advoca controleert de variabelen meteen en meldt onbekende.
  5. Controleer de melding voordat u het sjabloon gebruikt.
  6. In het dossier: "Brief maken". Kies het sjabloon, de geadresseerde en de taal.
  7. Het voorbeeld: kantoor, cliënt en adres, dossiernummer en referentie zijn ingevuld. Wat in dit dossier leeg is, meldt Advoca.
  8. De Word-versie is opgeslagen. PDF-conversie is in deze lokale omgeving niet beschikbaar; de melding toont die beperking.
  9. Dezelfde brief in het Frans: datum en aanspreking volgen de taal. Handig voor Brussel en Wallonië.
WebVTT · NL
12 / 1:15 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

E-mail bij het juiste dossier

Klasseer een ontvangen testmail vanuit de inbox.

Schritte und Transkript
  1. E-mails: elk dossier heeft een eigen e-mailadres. Stuur of stuur door naar dit adres: de mail en elke bijlage komen in het dossier.
  2. Het kantoor heeft ook één algemeen adres. Advoca klasseert zelf als het zeker is: hetzelfde gesprek, een dossiernummer, of een partij in precies één dossier.
  3. Voor deze opname zijn twee fictieve berichten lokaal door de echte mailverwerking ingelezen. Externe e-mailbezorging wordt hier niet getest.
  4. Mails van buiten het kantoor wachten hier op een blik van de advocaat, met een voorstel van dossier.
  5. De mail naar het dossieradres, met de pdf in bijlage. Voorstel: het dossier waarvoor hij bedoeld was. Eén klik klasseert hem.
  6. De vraag van Elke Janssens kwam op het kantooradres: Thomas kiest zelf het dossier.
  7. De inbox is leeg; elke e-mail staat in zijn dossier.
  8. We openen nu het dossier om het resultaat te bekijken.
  9. In het dossier: de e-mail met afzender, onderwerp en bijlagen…
  10. …en de bijlage plus de originele mail (.eml) bij de documenten, doorzoekbaar zoals elk stuk.
WebVTT · NL
13 / 1:18 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Uw agenda verbinden

Plan afspraken en bekijk de kalenderkoppelingen.

Schritte und Transkript
  1. De agenda: zittingen, termijnen en taken uit de dossiers, plus afspraken. Hier de weekweergave.
  2. De maand: de zittingen van vredegerecht en familierechtbank, de termijn voor de conclusies.
  3. De lijst: alles wat komt, met uur, plaats en herinnering. Een klik opent het dossier.
  4. De afspraak krijgt een duidelijke omschrijving.
  5. Een afspraak: uur, plaats, herinnering, het dossier, en wie erbij is (Thomas en Jonas).
  6. "Agenda van: iedereen": elke medewerker heeft een eigen kleur. Zo ziet het secretariaat wie waar zit.
  7. De dagweergave van vandaag.
  8. Het paneel toont de beschikbare agendakoppelingen. Deze lokale omgeving heeft geen Google- of Microsoft-toegang. Externe synchronisatie wordt hier niet gedemonstreerd.
  9. Of abonneer eender welke agenda-app op uw persoonlijke ICS-link (alleen lezen). De geheime link is afgeschermd in deze opname. "Nieuwe link" maakt de oude ongeldig.
  10. De knop kopieert de privélink naar uw agenda-app. We publiceren of openen die link niet in deze opname.
WebVTT · NL
14 / 1:57 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Van werk naar factuur

Maak een concept, keur het goed en bekijk de PDF.

Schritte und Transkript
  1. Facturatie start in het dossier: Billing toont de ongefactureerde prestaties per tarief, plus de geboekte kosten.
  2. Eén klik: een conceptfactuur (CONCEPT-1). Een concept heeft nog geen nummer — dat volgt pas bij goedkeuring.
  3. Het concept is volledig aan te passen: betreft, referentie van de klant, datum en vervaldag, btw-regime, korting, teksten.
  4. (Voor de demo dateren we deze eerste factuur zes weken terug, zodat ze later vervallen is.)
  5. Met tijdspecificatie in bijlage (datum, wie, omschrijving, duur, bedrag) — standaard voor deze cliënt.
  6. Snelknoppen voor wat vaak terugkomt: rolrecht, brief, aangetekende zending, andere. Hier: twee brieven.
  7. Ereloon per tarief, het rolrecht en de aangetekende zending uit de kosten, btw-uitsplitsing per tarief en een geldige gestructureerde mededeling.
  8. Goedkeuren: de factuur krijgt nu haar definitieve nummer — doorlopend, zonder gaten en in datumvolgorde, zoals de btw-wetgeving vraagt. Daarna kan ze niet meer gewijzigd worden.
  9. Goedgekeurd als F2026-001. Een fout rechtzetten kan nu alleen nog met een creditnota.
  10. "✉ Mail factuur" mailt de factuur met PDF en e-factuur in bijlage; "Markeer verzonden" als u ze zelf verstuurde.
  11. "⬇ Download factuur": één zip met de PDF en de e-factuur (Peppol BIS 3.0 / UBL) — voor Peppol of de boekhouder.
  12. De factuur-PDF zoals de cliënt ze krijgt: logo en huiskleur, ter attentie van de zaakvoerder op het facturatieadres, lijnen, btw, IBAN en gestructureerde mededeling.
WebVTT · NL
15 / 1:21 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Forfait en voorschotten

Volg een vaste prijs en verwerk een betaald voorschot.

Schritte und Transkript
  1. Een tweede opdracht van Bakkerij Van Damme: een nieuwe handelshuurovereenkomst opstellen, tegen een vaste prijs.
  2. We maken hiervoor een afzonderlijk dossier met een herkenbare omschrijving.
  3. Zo blijven deze opdracht en de eerdere huurzaak duidelijk van elkaar gescheiden.
  4. Facturatie: forfait in plaats van per uur. € 1.500 voor het contract, ongeacht de tijd.
  5. Advoca zet de gepresteerde tijd (2 uur) tegenover het forfait: zo ziet u of de vaste prijs rendabel blijft.
  6. Provisies: een provisieaanvraag is geen factuur en vermeldt geen btw. Pas na betaling volgt een voorschotfactuur met btw (art. 22 §2 W.Btw).
  7. De aanvraag staat open, met een PDF voor de cliënt en een eigen gestructureerde mededeling.
  8. De cliënt betaalde: Advoca vraagt het betaalde bedrag…
  9. …en maakt meteen de voorschotfactuur F2026-002, als betaald geboekt. Ook die volgt de doorlopende nummering.
  10. Het betaalde voorschot (excl. btw) wordt van de eindfactuur afgetrokken.
WebVTT · NL
16 / 1:12 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Facturen in één reeks

Bundel dossiers per cliënt en keur concepten goed.

Schritte und Transkript
  1. Op het einde van de maand: alle dossiers in één keer factureren. Sinds de eerste factuur kwam er nieuw werk bij.
  2. Facturen in reeks: kies de periode, een advocaat of een soort dossier. Advoca toont elk dossier met niet-gefactureerd werk of kosten.
  3. "Eén factuur per cliënt": de twee dossiers van Bakkerij Van Damme komen samen op één factuur, met een subtotaal per dossier.
  4. De concepten staan klaar: één voor Bakkerij Van Damme (twee dossiers), één voor Elke Janssens (met het forfait van de taak).
  5. In één keer goedgekeurd: elk krijgt het volgende nummer, zonder gaten.
  6. En gemarkeerd als verstuurd (of "Versturen per e-mail": elk naar het facturatie-e-mailadres van zijn cliënt).
  7. F2026-003: de lijnen per dossier met hun subtotaal — G2610001 per uur, G2610003 aan het forfait.
  8. De PDF van F2026-003: één factuur, twee dossiers, elk met zijn subtotaal.
WebVTT · NL
17 / 1:19 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Facturen opvolgen

Registreer een deelbetaling en maak een creditnota.

Schritte und Transkript
  1. "Vervallen": facturen over hun vervaldag, met het aantal dagen achterstand.
  2. 🔔 Een herinnering: met het openstaand saldo, de betaalgegevens en de factuur als PDF. Voor een onderneming met interest en schadevergoeding.
  3. Herinnering 1 geregistreerd (in deze omgeving wordt geen e-mail verstuurd).
  4. Op de factuur: welke herinneringen wanneer naar wie gingen. Automatische herinneringen volgen het schema uit de kantoorgegevens.
  5. Betalingen registreren: de cliënt betaalde al € 100 cash op kantoor…
  6. …het openstaand saldo daalt; de factuur blijft open. Te veel betalen kan niet:
  7. Advoca weigert een bedrag boven het openstaand saldo. De rest komt straks via de bank.
  8. Een factuur rechtzetten: F2026-004 bevatte een fout. "Creditnota maken" maakt een creditnota die naar de factuur verwijst.
  9. De creditnota is eerst een concept, na te kijken zoals een factuur…
  10. …en krijgt bij goedkeuring een eigen doorlopend nummer (CN2026-001). Ook de creditnota gaat als PDF en e-factuur naar de cliënt.
WebVTT · NL
18 / 1:58 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Bank en derdengelden

Lees CODA in en volg ontvangsten per dossier op.

Schritte und Transkript
  1. Bank: de rekeninguittreksels van de bank inlezen (CODA), betalingen automatisch op facturen boeken, en de derdenrekening bijhouden.
  2. Eerst de rekeningen van het kantoor: de kantoorrekening…
  3. Controleer welke rekening u hier toevoegt.
  4. …en de derdenrekening, waarop gelden van cliënten en derden binnenkomen (art. 446quater Ger.W.).
  5. Exporteer de uittreksels als CODA uit KBC, BNP Paribas Fortis, Belfius of ING en laad ze op — meerdere tegelijk.
  6. Ingelezen: per rekening de nieuwe lijnen, hoeveel er meteen geboekt zijn en hoeveel een voorstel kregen. Twee keer opladen boekt niets dubbel.
  7. Geboekt: de betaling met de gestructureerde mededeling van F2026-001 staat automatisch op die factuur — die is nu betaald.
  8. Zonder gestructureerde mededeling doet Advoca een voorstel: zelfde bedrag en het factuurnummer in de vrije mededeling.
  9. Eén klik boekt de betaling op de factuur.
  10. Uitgaande bedragen (bankkosten) staan bij "Genegeerd"; ze raken geen facturen.
  11. Op de derdenrekening: € 2.500 schadevergoeding van Immo Lenaerts voor de cliënt. Die hoort bij een dossier, niet bij een factuur.
  12. Derdengelden per dossier, en de controle: wat de dossiers zeggen tegenover wat er op de bank staat. Gelden die te lang blijven staan, worden gemarkeerd.
  13. In het dossier: het grootboek van de derdengelden — ontvangsten, uitbetalingen en overboekingen naar ereloon (met toestemming van de cliënt).
  14. Controleer het dossier en de begunstigde bij een uitbetaling.
  15. Doorgestort aan de cliënt: het saldo staat op nul.
WebVTT · NL
19 / 0:49 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Invordering in overzicht

Boek schulden en betalingen en volg het saldo.

Schritte und Transkript
  1. Incasso: een invorderingsdossier bij het gewone dossier, met opdrachtgever, debiteur en posten.
  2. De posten vormen samen het verloop van deze invordering.
  3. Een schuld: de onbetaalde factuur van € 2.400.
  4. Een actie: de ingebrekestelling (geen bedrag).
  5. De actie documenteert de opvolging.
  6. Een betaling (negatief): het saldo daalt naar € 1.600.
  7. Tweede schijf: saldo € 800. De status kan op "afbetalingsplan".
  8. Het incassodossier toont de posten op datum en het openstaand saldo (schulden − betalingen).
WebVTT · NL
20 / 2:00 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Inzicht en export

Bekijk rapporten en exporteer voor de boekhouder.

Schritte und Transkript
  1. Het dashboard met demonstratiegegevens: taken, termijnen binnen 30 dagen, open dossiers, onderhanden werk, facturen na te kijken.
  2. De eerstvolgende termijnen en verjaringen over alle dossiers.
  3. Rapporten: een genummerde catalogus. Elk rapport filtert op periode of medewerker en exporteert naar CSV of Excel.
  4. Kies eerst het rapport dat bij uw vraag past.
  5. Verjaardagen toont de relaties die binnenkort jarig zijn. Een leeg overzicht betekent dat er nu geen overeenkomstige demonstratiegegevens zijn.
  6. Controleer bij een leeg rapport ook de gekozen filters.
  7. Verjaringen: welke termijnen vervallen binnenkort, per dossier.
  8. Weekagenda: zittingen en termijnen van deze week.
  9. Onderhanden werk: afgewerkte, factureerbare prestaties die nog niet gefactureerd zijn.
  10. Prestaties per prestant: geregistreerde tijd per medewerker.
  11. Ouderdom: wat nog openstaat, per cliënt, met het aantal dagen. De bedragen volgen uit de geregistreerde betalingen.
  12. Facturenregister: alle facturen en creditnota's met nummer, datum, btw en totaal.
  13. Export CSV of Excel: voor een spreadsheet of de boekhouder.
  14. Export voor de boekhouder: het verkoopdagboek met de btw-roosters, de klantenlijst en de betalingen van een maand, kwartaal of jaar.
  15. Excel met vier bladen, een CSV van het verkoopdagboek…
  16. …of een ZIP met de e-factuur (UBL) van elke factuur: voor verwerking door een geschikt boekhoudpakket.
  17. Bewaar de export op een passende plaats voor de verdere verwerking.
  18. Terug bij de relatie: haar dossiers op één plaats.
WebVTT · NL
21 / 0:46 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Direct naar de juiste plek

Deel een link naar een specifiek dossiertabblad.

Schritte und Transkript
  1. Elke pagina heeft een vaste link. Zelfs het dossiernummer werkt: /dossiers/G2610001 opent het dossier.
  2. Ook elk tabblad van een dossier, elke taak, elk document en elke factuur heeft een eigen link.
  3. Thomas kopieert de link naar de kosten van G2610001 om die met Jonas te kunnen delen. Er wordt hier geen bericht verstuurd.
  4. Jonas opent de link op zijn eigen computer, maar is niet aangemeld: Advoca vraagt eerst in te loggen…
  5. …en brengt hem daarna meteen naar de kosten van G2610001. De bestemming blijft onderworpen aan de toegangsrechten van Jonas.
WebVTT · NL
22 / 1:33 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Beveiliging en audittrail

Bekijk tweestapsaanmelding, sessies en de audittrail.

Schritte und Transkript
  1. Beveiliging: aanmelden in twee stappen met een authenticator-app. Wie alleen uw wachtwoord heeft, komt dan niet binnen.
  2. Koppel normaal een authenticator met de QR-code of sleutel. Die gegevens zijn in deze opname afgeschermd. We activeren alleen het fictieve lokale account.
  3. …en typ de code van zes cijfers die de app toont.
  4. Het staat aan. Tien herstelcodes, elk één keer bruikbaar als de telefoon er niet is. Bewaar ze veilig; de waarden blijven in deze opname afgeschermd.
  5. Na het wachtwoord vraagt Advoca nu de code uit de app. "Dit toestel 30 dagen onthouden" kan op een vertrouwde computer.
  6. Gebruik die optie alleen op een toestel dat u vertrouwt.
  7. "Waar u aangemeld bent": elk toestel met IP-adres en laatste activiteit; een onbekend toestel meldt u met één klik af.
  8. De beheerder kan twee stappen verplicht maken voor het hele kantoor, en ziet de aanmeldingen van het team.
  9. De audittrail: elke aanmaak, wijziging en verwijdering — facturen, prestaties, relaties, dossiers, toegang, gebruikers — met wie en wanneer.
  10. Gefilterd op facturen: wie keurde welke factuur goed, wie registreerde een betaling. Belangrijk bij een controle of een betwisting.
  11. (Voor de rest van de demo zetten we het weer uit — ook dat vraagt een code uit de app, zodat niemand het ongemerkt uitschakelt.)
WebVTT · NL
23 / 0:55 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Werken in vijf talen

Wissel van taal binnen dezelfde werkomgeving.

Schritte und Transkript
  1. Taal: elke gebruiker kiest zijn eigen taal, onderaan het menu. Advoca onthoudt ze, ook voor de e-mails die hij krijgt.
  2. We tonen dezelfde toepassing achtereenvolgens in verschillende talen.
  3. Français: hetzelfde dossier in het Frans — voor een Brussels kantoor met Franstalige medewerkers.
  4. De dossiergegevens blijven dezelfde.
  5. English: de facturen in het Engels.
  6. De menuteksten veranderen mee.
  7. Polski: de agenda in het Pools.
  8. Hier ziet u dezelfde agendaweergave.
  9. Deutsch: de relaties in het Duits — ook voor de Duitstalige Gemeenschap.
  10. We keren nu terug naar de oorspronkelijke taal.
  11. En terug naar het Nederlands. De taal van een cliënt (op de relatiefiche) bepaalt apart de taal van zijn brieven, facturen en herinneringen.
WebVTT · NL
24 / 2:00 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

De website en de prijzen

Bekijk hoe de publieke site functies, prijzen en doelgroepen uitlegt.

Schritte und Transkript
  1. De publieke website introduceert Advoca. De bestaande foto’s blijven behouden. Dit is de huidige website, lokaal geopend.
  2. De functiepagina groepeert de mogelijkheden. De andere video’s tonen de echte bediening in de applicatie.
  3. Kies een onderwerp dat bij uw werk past.
  4. De toepassingspagina verbindt functies met de dagelijkse praktijk van een eenmanskantoor. Andere pagina’s behandelen grotere kantoren en rechtsgebieden.
  5. Lees de voorbeelden in hun eigen context.
  6. Vergelijk de formules en de gepubliceerde voorwaarden. We openen geen betaalomgeving en doen geen aankoop.
  7. De studentenpagina beschrijft de korting en de voorwaarden. Een academisch e-mailadres en de geldigheidsperiode zijn belangrijk.
  8. Controleer de voorwaarden voor u beslist.
  9. Deze pagina beschrijft beveiliging en beroepsgeheim. De tekst is productinformatie; deze video is geen onafhankelijke beveiligingscertificering.
  10. Lees ook de verdere toelichting op deze pagina.
  11. De handleidingen verwijzen naar concrete werkprocessen. De bestaande beeldbestanden blijven ongewijzigd.
  12. De rollenpagina licht het verschil tussen medewerker en beheerder toe. De afzonderlijke praktijkscenario’s tonen die toegangsgrenzen in de applicatie.
  13. Kies de rol op basis van de nodige toegang.
  14. De Belgische landingspagina bundelt informatie voor deze markt. Landkeuze is geen bewijs dat elke wettelijke verplichting automatisch is afgedekt.
  15. Lees de informatie voor het juiste land.
  16. Dezelfde website is ook in het Frans beschikbaar. De taalkeuze is gescheiden van de gegevens van het kantoor.
  17. Privacy en voorwaarden zijn bereikbaar op de publieke website. Lees de toepasselijke tekst voordat u een kantoor aanmaakt.
WebVTT · NL
25 / 0:37 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Wachtwoord herstellen

Vraag een herstellink aan en meld u opnieuw aan.

Schritte und Transkript
  1. Wachtwoord vergeten: vraag een herstellink aan voor uw eigen account. We gebruiken uitsluitend het fictieve lokale account.
  2. De bevestiging verraadt niet of een adres bestaat. In deze demo lezen we de lokaal opgeslagen testmail; er wordt niets extern verzonden.
  3. De eenmalige link opent het wachtwoordformulier. Na opslaan worden bestaande sessies ingetrokken. Het wachtwoord blijft afgeschermd.
  4. Het wachtwoord is opgeslagen. We melden opnieuw aan om verder te werken.
WebVTT · NL
26 / 0:38 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Dashboard en zoeken

Zie wat aandacht vraagt en zoek overal in één veld.

Schritte und Transkript
  1. Het dashboard groepeert taken, termijnen, dossiers en facturen die aandacht vragen. De cijfers komen uit dit fictieve kantoor.
  2. Het zoekveld bovenaan zoekt in relaties, dossiers en documenten. We zoeken op de naam van onze demonstratiecliënt.
  3. De suggesties tonen het soort resultaat. Kies een dossier om meteen naar de fiche te gaan.
  4. De fiche opent met de gegevens van het gekozen dossier.
  5. Een zoekterm zonder overeenkomst levert geen bruikbaar resultaat. Leegmaken sluit de suggesties en voorkomt oude resultaten.
WebVTT · NL
27 / 0:38 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Een dossier afsluiten

Sluit af, heropen en bewaar weblinks bij het dossier.

Schritte und Transkript
  1. Een afzonderlijk demonstratiedossier toont de levenscyclus. Afsluiten bewaart de fiche en wijzigt de status.
  2. Het gesloten dossier blijft raadpleegbaar. Heropenen maakt het opnieuw actief voor verder werk.
  3. Weblinks bewaren een omschrijving en een verwijzing bij het dossier. We gebruiken een gereserveerd testadres en openen geen externe site.
  4. Een herkenbare omschrijving maakt de verwijzing later makkelijker te vinden.
  5. Bij de relatie staan de contactmomenten. Een open opvolgpunt kan als afgehandeld worden gemarkeerd zodra het werk klaar is.
WebVTT · NL
28 / 0:30 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Een medewerker deactiveren

Zet een collega inactief en later weer actief.

Schritte und Transkript
  1. De beheerder kan een medewerker deactiveren zonder historische dossiers of prestaties te verwijderen. We gebruiken Jonas, ons fictieve teamlid.
  2. Jonas staat nu inactief. Opnieuw activeren maakt deelname weer mogelijk; historische gegevens blijven gekoppeld aan dezelfde persoon.
  3. Het eigen profiel kan ook worden bewerkt. De beheerder bewaart de rolverdeling; een medewerker beheert zijn eigen contactgegevens.
WebVTT · NL
29 / 0:29 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Afspraken beheren

Maak, wijzig en verwijder een afspraak in de agenda.

Schritte und Transkript
  1. Een nieuwe afspraak krijgt een titel, datum en tijd. De agenda kan ook een dossier, deelnemers en een herinnering vastleggen.
  2. Controleer de datum en het uur voordat u de afspraak bewaart.
  3. De afspraak verschijnt in de agenda. Open ze om een wijziging te bewaren.
  4. De tijd is aangepast. We verwijderen deze tijdelijke afspraak aan het einde van de demonstratie. Externe agenda’s worden hier niet gekoppeld.
WebVTT · NL
30 / 0:43 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Operator en toegangsgrens

Zie wat een platformoperator wel en een kantoor niet ziet.

Schritte und Transkript
  1. Een kantoorbeheerder is geen platformoperator. Deze route is afgeschermd voor het gewone kantooraccount.
  2. Dit is een aparte fictieve operator in de lokale testomgeving. De pagina toont de toestand van uitgaande mail en opgeslagen testberichten. We wijzigen de verzendschakelaar niet.
  3. Deze testberichten horen bij de lokale demonstratie.
  4. De funnel toont lokale stappen van aanmelding naar gebruik. Deze gegevens komen uitsluitend uit de demonstratieaccounts.
  5. Page life toont bezoeken en pagina-inzichten. Dit operatoronderdeel hoort niet bij de gewone onboarding van een kantoor.
WebVTT · NL
31 / 0:36 · Niederländische Aufnahme · niederländischer Kommentar

Abonnement en proefperiode

Bekijk de formule, de proefperiode en de studentenoptie.

Schritte und Transkript
  1. Hier staat de formule van het fictieve kantoor. De lokale omgeving heeft geen betaalprovider gekoppeld.
  2. Een betaalmethode toevoegen of een abonnement wijzigen kan financiële gevolgen hebben. Deze demonstratie voert geen checkout, betaling of opzegging uit.
  3. Bij het starten van een kantoor kan een student de studentenoptie kiezen. Het formulier vermeldt de korting, één gebruiker en een academisch e-mailadres.
  4. We tonen alleen deze invoeroptie. Een studentenaccount, verlenging en facturatie zijn in deze video niet uitgevoerd.
WebVTT · NL

30 Tage kostenlos testen

30 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte. Monatlich kündbar.

30 Tage kostenlos testen